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高雄醫學大學e快報 第186期　 秘書室 == '''內控內稽新手心聲與回饋''' == 秘書室 上官儒宗 由於內部控制內部稽核是新的業務，因此大家對其特別感到陌生，本校人事室雖曾事先特別聘請講師授予稽核人員有關內控內稽的要領及稽核報告的撰寫技巧等課程，但至今，我依然清楚記得稽核人員在課程結束後彼此間充滿懷疑的交談：「就這樣嗎？我們就可以去稽核了嗎？我們真的可以嗎？」。不僅稽核人員對於本身的稽核能力充滿懷疑，忝為規畫人員的我更是感到莫名的著急，因為我明白在進行稽核之前，稽核程式、工作底稿及稽核報告等格式必須事先訂定，有關的範本與規畫也必須先讓相關人員知道，以便大家有所依循、配合。回想那段日子，我總是不斷的找資料、借書、買書、向老師請教或請同儕對我的構想給予批評，每天總嫌時間過太快，甚至必要的研討會對我而言，都像破壞了我的計畫似的，壞了我的心情！ 該來的總是會來，在校長核准稽核計畫之後，緊接著就是要依據計畫行事了。從教育訓練到稽核報告完成的短短二、三個月中，算一算，我差不多發了十五封以上的電郵，幾乎每個禮拜，都需要請稽核人員配合完成一些新的進度，導致多數的稽核人員都向我反應很怕收到我的電郵，因為收到我的電郵就代表又要趕進度了。據我所知，有多位稽核人員都是利用週六、日到校加班；或是把稽核程式、稽核報告等帶回家去寫的，此外，也有人將資料帶進闈場利用時間寫報告的；為了如期完成，除了許多的加班，我個人亦曾利用搭乘高鐵的途中猛Ｋ受稽單位的內控文件，一趟出差之行下來，才不致使稽核工作零進度 。由此可知稽核業務，給大家帶來的疲勞！撇開兼辦稽核業務所帶來的額外工作量不談，令稽核人員最感挫折的部分，其實是在發現缺失，卻被企求不要開單記錄，並且當稽核人員堅持立場時，反因此招致受稽人員的不滿、埋怨或種下雙方間的心結。 從正面思考：「辛苦播種，歡樂收割」。一連串實施內控內稽的辛苦過程，所為何來？無非是找出缺失，檢討改善，以協助學校保障內控制度的有效性。關於這樣的目標，我想，諸位稽核人員多少是有些小貢獻的。俗語說：「經一事，長一智」，凡經歷過的都是一種經驗的累積；而稽核期間的點滴，我將放在記憶中留作紀念，我會記得有些好夥伴陪我一起互勉走過，更由衷感謝主秘、各受稽單位主管大力支持稽核人員提出的改善建議，以及許多受稽人員對於我們這些新手稽核人員的包容。 最後，我要送給大家一個讓受稽結果愈來愈好的秘訣：請您敞開心防，讓稽核人員盡量在前幾年的稽核裡發現您的缺點，那麼，相較於您往後被發現的缺失才會愈來愈少，您的受稽結果才有機會如倒吃甘蔗愈來愈好，其相關的統計圖案也才有可能愈來愈漂亮哦！ [[enews186]] [[Category:秘書室專題]]

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