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高雄醫學大學e快報 第423期　 秘書處專題 == '''正當程序保障''' == ■秘書處行政事務組 陳靜宜組長<br/><br/> 　　校務治理為大學發展之基石，本校校務治理首重依法行政，各項日常運作有賴各行政與教學單位每位教職員生及主管的努力及付出，而治理過程遇到重要事項或法規之規劃、新增、修正及廢止等事項時，則需透過各類委員會或會議將眾人的想法透過會議充分溝通後再進行議決。 　　本校根據「大學法」第14-16條、「大學法施行細則」第9、10、16、24條依法設有各類委員會外，另有每月第二個週四定期召開之行政會議，及每學年度原則上召開4次之校務會議，議決各類校務行政與整體發展重要案件或法案。 　　然，各項決議之適法性除符合各相關法令規定外，更重要的是「程序」的正確性，為此本校訂有「校務會議議事規則」及「校級會議議事規則」作為議事遵循依據；秘書處行政事務組再依本校「內部控制制度實施辦法」訂有行政會議及校務會議之內部控制文件，這些議事規則及內部控制文件存在之目的均為了確保議事品質、合乎民主程序及決議內容合法。 　　但實務運作上，經常遇到的狀況是因故遲交、先繳部分資料卡位但並未完成正確提案程序、繳交錯誤版本等族繁不及備載之狀況，第一線承辦同仁需承受各方壓力，若要兼顧情感則違反程序，若堅守程序正確則不得人心，可能還會背上「官僚」的罵名，但為求程序之正確，行政事務組會基於下列幾個狀況依「程序不合」退回提案單位：<br/> 　　一、逾期送件：未於內部控制及議事規則所訂期限前送件。<br/> 　　二、資料不合：文件遺漏、提案單未核章或漏章、未同時提供完整資料之電子檔及紙本、未繳交核准版本文件(簽准後自行修改未經核示)<br/> 　　三、提案程序未完成：未完備前一級會議審議、無核准簽呈或相關依據，經通知逾期仍不補正。 　　前述列舉狀況為實務上經常發生狀況，本校各單位規劃各類方案或增修調整各類法規都需要付出極多行政成本，若因提案程序讓進度變緩，殊為可惜，故秘書處行政事務組提供前述樣態供各單位參考。行政作業程序之良窳乃為校務行政之關鍵性因素，期盼依法落實政策，法與時轉則治，治與事宜則有功。 [[enews423]] [[Category:秘書處專題]]

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