Enews79 為什麼要使用公文線上簽核系統

出自KMU e-News

當前修訂版本

高雄醫學大學 第79期 總務處專題

為什麼要使用公文線上簽核系統

文書組 上官儒宗組長

９月１１日本校的公文線上簽核系統啟用了，楊主秘形容它是『關乎未來學校賴以生存的訊息傳送命脈』，不知您是否上線使用過了？的確，這是有５２年歷史的高醫，結合許多經費與人力推動公文Ｍ化的頭一遭，能夠經歷這樣的歷程，期待您能和文書組人員一樣，加速熟悉它、肯定它、善用它並喜歡它。

不曾使用這套系統，以及尚未體會這套系統的優點的人或許想問：這套系統有什麼好處呢？為什麼用了這套系統,紙本公文還要同步作業？以下為您簡單說明：

１．優點：

主辦、會辦公文及個人訊息一目了然:每位承、會辦公文的人,可以在登錄系統時,清楚看到個人尚有多少承辦未結的公文。 隨時可以點閱是否有新的公文需要辦理。 經由文件處理狀況查詢,即可追蹤公文留置哪一個單位。 查詢方式簡便:可以以關鍵字查詢個人辦理之公文。 祇要上網，就可辦理公文 資料檔案存在主機中,所以個人電腦壞掉，資料仍在。 減少紙本登記的人力 全文掃描,可以調閱全文 人員異動或離職，不影響公文之調閱 符合未來趨勢，及早因應有利提昇行政效率。

２．為什麼用了這套系統，紙本公文還要同步作業？

無紙化的確是未來目標，但在系統實施之初，其本身通常會有需要改進的地方，使用人員對於系統的操作，也會有不明白的地方，如果在系統使用初期即停掉紙本的作業方式，可能會產生較多的混亂。比較好的做法是紙本和電腦作業同步實施,再逐漸加重電腦作業並減少紙本作業。

３．績效已經顯現:

實施2個月以來,最近一次的公文稽催,研發處沒有未辦結的公文,其它公文量較多的行政單位,未辦結的公文也比以前減少;稽催單上亦記載了公文的主旨,被稽催的人不必再翻查公文登錄簿,可見得這套系統在提示個人未辦結公文上,已經發揮不錯的效用。

４．注意事項：

公文決行後，若有相關續辦事項，請承辦人先自行影印公文做相關處理，再送至文書組存查，以免延誤公事：因為紙本公文送文書組做存查後，將續留文書組做掃描處理，所以紙本文需留置文書組的時間會較長。 公文稽催統計相關報表，將於９５學年下學期起列入行政會議報告。 養成每天登入系統看布告攔的習慣，以免漏失重要訊息。 下學期起，希望做到主管收送公文的時間標示，建議各單位提早在下學期來臨前，練好將公文送給『單位主管』的操作。 ２個月以來, 眼看大家對這套系統的使用從陌生到熟悉,實在是對文書組同仁們所做努力的最大鼓勵,借此謝謝鈞長的支持及本校同仁的配合。持續依據既定目標推動這套系統,文書組自當不遺餘力。然而,如果您還不曾使用這套系統，即刻可到這個網址: http://doc.kmu.edu.tw/ 試試,帳號是您的職員工編號，密碼及其它使用上的問題，提供連絡方式如后：

電話代表號：2127

各業務主負責人員：

1．公文製作及公文管理：吳利美小姐、林芳郁小姐(2127)

2．公文發文及公文管理：李文智先生(2328)

3．公文收、分文：顏碧玲小姐(2731)

4．檔案歸檔：莊信花小姐(2129)

enews79