Enews163 高醫邁入公文無紙化的努力
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當前修訂版本
高雄醫學大學e快報 第163期 總務處專題
高醫邁入公文無紙化的努力
總務處事務組 蔡麗桐組長 李文智
教育部於89年8月推動我國大專院校電子公文作業以來，為配合行政院節能減碳的政策希望能達到機關與學校間公文傳遞效率的提昇、文書 (紙本)的減量、撙節郵資支出及收發文作業簡化的目標，以期提昇學校工作的行政效率。
而本校也於民國95年3月起，為建立一完善之高科技公文系統，規劃建置未來全面電腦化之線上簽核系統，整合各項公文相關應用系統，以達到公文行政資訊未來全面線上簽核之推動，除建置及導入系統外，更配合整合前置交換處理系統之電子發文作業，並整合OCR掃描辨識系統，讓收文人員大幅減輕紙本來文之文書繕打作業，經遴選優良的資訊廠商開發目前全面使用上線的公文整合系統，並且於民國95年9月完成系統建置並正式上線。
第一階段的目標為完成公文製作統一於線上系統製作，由系統提供的公文繕區打可以讓使用者製作之公文完全符合文書處理手冊所規範之公文格式，使公文的格式全面標準化及電子化。並提供使用者將經常性之公文存成範本的形式，便利對相似性的公文只需稍作修飾即能產出新的公文稿件，相對的節省不少公文承辦人製作公文的時間，也會提升公文處理的時效。另製作系統也提供公文檔案於線上即時分享的便利性，這對教職員工在職務輪調或新進人員接手新的工作職掌時能訊速瞭解工作的性質，也能縮短對新進人員訓練的時程。
整個公文系統的靈魂就在公文管理系統，未來再導入公文線上簽核系統後就能讓公文管理作業功能更強大，因此有了標準化的公文製作系統做基石，然後進入電子公文流程的管控，再輔以全面的教育訓練及系統管理者協助排除各種上線可能遭遇之問題，未來系統開發也將提供主管及相關承辦人具人性化的系統操作介面，期待最短的時間內能夠順利及成功的上線，提升內部行政作業效率，正式邁入無紙化資訊時代。
今年學校已與合作廠商完成未來進入全面公文線上簽核作業的系統訪談，緊接著系統廠商將著手系統的開發及對全校的教職員工實施教育訓練，個人僅就即將導入的公文線上簽核作業作一個簡單的說明:
學校的公文收受會以兩種方式呈現，一是電子交換公文，另一是紙本公文寄送到單位，然後總收發對電子交換公文的處理作業流程是，電子公文收到後，總收文不再印出紙本文，而是直接編定總收文號分派到各承辦單位登記桌去辦理，各業務承辦人在系統上收受公文便可以直接在電子公文上批示相關意見，然後再將公文轉到會辦單位，受會辦單位也可以直接在電腦上瀏覽來文再登打意見，最後文再往上送ㄧ級主管核閱，上級長官一樣直接在電腦上處理相關意見後判行，電子文會回到原承辦人的公文夾內由承辦人辦理自存，最後則是進入檔案室存留，若需回覆函文或創稿案件則是轉到收發室，再以電子交換公文的形式轉發傳送出去，而所有中間會簽過程的意見 以及要檢附的資料皆是以電子化形式歸檔。
經過簡單的敘訴整個公文線上簽核作業的作業方式及過程後，我們再來看未來推動公文線上簽核對單位的效益為何:
- 無紙化節約紙張用量
- 公文範本格式統一
- 公文業務達到標準化
- 調檔及資料查詢更便捷
- 系統整合資源共用
為順利推動本校公文線上簽核系統，本推動小組成員並於9月中旬前往文藻外語學院觀摩學習該校在推動公文線上簽核所經歷的問題及成功的經驗，對未來本校要推動公文線上簽核時有莫大的助益。目前導入系統作業已進入緊鑼密鼓的階段，我們期許這ㄧ次學校推動無紙化公文，除可以達成知識的有效管理及累積，將來所有的公文皆電子化作業後，在系統上也可一目瞭然的知道需辦理的公文量，不會有所遺漏，資料的調閱也較以往快速方便，而系統詳實記載公文處理流程，可以確實掌握公文辦理狀況，在責任的歸屬上也更為清晰。
