Enews361 科技部專題計畫作業流程改造之說明

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高雄醫學大學e快報第361期　會計室專題

科技部專題計畫作業流程改造之說明

會計室許芳益主任

　　鐘校長自交大回高醫擔任校長，告訴我第一件事就是科技部專題計畫之核銷流程怎麼跟交大不一樣，高醫流程冗長；交大流程快速，也請助理提供資料供參考，我了解後大概知道問題在哪裡，就立即與承辦人員討論修改並請圖資處修改程式，但過程中遇到一些衍生問題需逐一克服，當然校長也很熱心協助安排我們到交大參訪，該次參訪不僅參訪科技部專題計畫之作業流程，也一併詢問交大跨各單位之整個行政流程(涵括總務處之請採購議價流程及表單、財產管理與分類流程等，及秘書室之核准授權分層負責明細表等)，此次參訪收穫良多(標竿學習)，發現本校跨各單位之做法與交大有一些不同之處，依指示到校長室會議做專案報告，其改善措施也分別舉辦兩場說明會，並自108學年度起實施，茲就簡要臚列說明該次參訪發現交大與高醫做法不同之處及本校改善措施如下：

一、一定金額以下有無請購階段之不同

　　交大：一定金額(10萬以下)免請採購作業，直接貼憑證辦理核銷(一階段作業)；一定金額以上(10萬以上)需先請採購作業，完成後再跑核銷作業(兩階段作業)。
　　高醫：學校經費一定金額以下(註)免請採購作業，直接貼憑證核銷(一階段作業) ，流程與交大相同。但科技部計畫經費不論金額大小均要請購作業及核銷作業，並無區分一定金額以下免請採購作業，全部要跑兩階段作業較無效率，也就是前面所提校長回高醫後指出高醫比交大流程冗長之處，因此針對此項冗長流程提出改善措施，目前已修改完成在一定金額(註)以下免請採購作業，比照交大直接貼憑證核銷(新程式T.8.7.00專題付款憑證)，修改後較以往兩階段作業之流程縮短了請採購階段之作業。

二、專題計畫核銷流程有無經系所院主管核章不同

　　交大：計畫主持人案件經系所院主管核章，因此可比照核決權限表(分層負責明細表)可授權由系主任或院長決行。
　　高醫：計畫主持人案件未經系所院主管核章，跳過學院直接授權總務長決行或首長決行，因此無法依學校核決權限表授權系主任或院長決行。經再詢問其他指標性大學亦均經由系所院主管核章，依校長指示考量授權等因素，目前已修改為經系所院主管核章，並增列系主任之核決權限及提高院長之核決權限金額。雖然修改後核章流程稍有改變(並無增加流程，僅是核決人不同而已)，但文件之傳遞流程相較以前縮短(核決權限金額內計畫主持人案件即可於學院內決行，文件免送至總務處，縮短文件傳遞)。

三、核決權限金額之不同

　　交大：依交大核決權限整理如下：
　　系主任：1萬以下
　　院長/一級主管：1~60萬
　　總務長：60萬~200萬
　　校長：200萬以上
　　高醫：依本校秘書處公布之核決權限表(分層負責明細表)整理如下：
　　無系主任(二級主管)之核決權限金額 (目前已增訂為1萬以下)
　　院長/一級主管：1萬以下 (目前已修改為3萬以下)
　　總務長：1~20萬
　　副校長：20~400萬(工程800萬)
　　校長：400萬以上(工程800萬)

　　綜上，茲整理專題計畫作業流程之改善措施彙總如下表供參考：
　　