Enews451 分層負責提高效率，權責分工增進效果

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高雄醫學大學e快報第451期　會計室專題

分層負責提高效率，權責分工增進效果

■會計室許芳益主任

　　我們都知道一個組織最高決策者為首長，但機構每一件事情如果都需要由首長來做決策，那會是一件很沒有效率的事情。首長如果每一件事情都必須事必躬親，那將會占去首長絕大部分時間，而沒有時間去思考組織未來之發展。一個好的領導者或主管，應該運用82法則，百分之八十的時間用於思考組織未來發展；百分之二十處理組織之事務。為讓首長有較多時間思考未來，組織行政事務之處理及決策，務必透過分層負責方式以提高行政效率。

　　什麼是分層負責，簡單來說就是授權。所謂分層負責，就是將組織職掌的各項業務，依輕重緩急由首長逐級授權下層主管核決，以簡化行政處理流程，提升行政效率。例如每個政府機關都會依照中央行政機關組織基準法第8條第2項規定，實施分層負責，逐級授權，並就授權範圍訂定分層負責明細表。可搜尋網路就有很多分層負責明細表之範例可供參考。

　　另外，除了分層負責提高行政效率外，組織也要重視處理事務之效果，也就是把事情做好，這就要透過組織各單位之權責分工。那什麼是權責分工，簡單來說，指各單位之權責，劃分清楚，分工合作。組織之運作或活動經常橫跨許多單位，難免會發生三不管地帶，如果各單位權責劃分不清，將使組織暴露於風險而發生問題。如果能將各單位業務執掌之權責劃分清楚，各司其職，分工合作，並發揮當責之精神，必能提高行政效果，同時也能降低組織之風險。茲以圖示將各單位橫向建立權責分工所涵蓋跨單位流程及規章制度釋示如下圖。

　　綜上所述，上下層級如能分層負責處理組織事務，必能提高組織行政效率。左右橫向單位如能建立權責分工，必使各單位可各司其職，增進組織之行政效果。以政府機關為例，中央行政機關組織基準法規定訂有「分層負責明細表」，行政院訂有各機關員工待遇給與相關事項預算執行之「權責分工表」。政府機關有分層負責與權責分工之制度，將使組織之處理事務既提高行政效率，又增進行政效果，值得我們借鏡。