Enews457 財物減損作業再優化，線上申請審核更便捷

出自KMU e-News

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高雄醫學大學e快報第457期　總務處專題

財物減損作業再優化，線上申請審核更便捷

■總務處資產經營管理組何三寶組員

壹、緣由

　　地球加劇暖化的事實，儼然已成為國際關注的焦點。據此，聯合國（UN）在2015年公布17項永續發展目標及169項指標，並訂出全球最急迫的永續議題，期待各界尤其是擁有資源的企業，可以攜手面對及改善現存的這些問題，且希望在2030年前能順利達成此17項目標。
　　近年來，台灣有不少大學參與THE大學影響力排名，THE是由《泰晤士高等教育》（Times Higher Education, THE）發佈的全球大學排名，其將焦點放在大學如何透過教學、研究、社區參與等方式，為社會帶來積極的改變；並依據聯合國「永續發展目標」（Sustainable Development Goals, SDGs）來評估大學對社會、經濟和環境的影響及其貢獻程度的排名。本校不僅肩負台灣醫學教育與醫療服務的重責大任，亦致力於推動聯合國永續發展目標(SDGs)。在2024THE世界大學影響力排名出爐名單中，本校推動SDG3(性別平等)、SDG5（良好健康與福祉）勇奪全國第一，SDG3更是榮獲全球第6名的佳績。除此二項永續發展目標的實踐，本校在行政措施方面也努力透過減少紙張使用，採取E化作業實際行動，來落實SDGs目標12責任消費與生產：促進綠色經濟，確保永續消費及生產模式。

貳、過程

　　總務處資產經營管理組依據112年5月30日111學年度永續發展推動委員會第2次會議紀錄，楊前校長指示事項第6點：「行政措施要能與SDGs做連結及對應。資訊化尚有精進空間，各單位可再盤點可資訊化的業務，減少紙張使用，可由行政單位優先再啟動。」及112年11月13日總務長與資產經營管理組座談會會議紀錄提案二決議：「建議財物減損單核章採用線上辦理，以符合本校永續發展推動委員會推行無紙化方案。」辦理。
　　本組立即於112年11月30日召開跨科室共識會議，包括會計室及圖書資訊處，大家充分討論行政流程及校務資訊系統再優化過程中可能會遇到的各種問題及因應解決之道，例如現行使用者端的財物勾選分類帶入減損單明細原則及財物減損單經核准後需要串聯勾稽回押哪些程式欄位，以利減少人工作業等，最後在大家的討論共識下，會議決議基本上沒有問題可以配合執行。
　　經過圖書資訊處資訊系統組林揚凱組長2個多月戮力的開發、修改及界接串聯程式，本組使得於113年2月順利依計畫期程完成財物減損單線上簽核相關作業測試，並於113年4月18日及6月27日辦理二場全校教職員工操作流程教育訓練，如期於新學年度113年8月1日順利上線。

參、成效

　　本案透過作業流程資訊再優化，成效評估符合SDGs12.6鼓勵企業採用永續作法，特別是大型企業和跨國公司，將永續發展資訊融入公司營運計畫中，達到無紙化永續發展目標。
主要成效如下：
　　一、減少每年紙張用量大約1200多張，達到節能減碳目標。
　　二、減少人工手動輸入操作的錯誤，界接串聯各系統有效提升行政流程的效益。
　　三、透過資訊再優化朝向永續發展的目標前進。

肆、心得

　　行政程序再優化的過程，需要跨單位的溝通協調及合作，才能成辦。例如本次辦理「財物減損單」線上申請及審核，事涉總務處資產經營管理組、會計室、圖書資訊處及各財物保管人等，唯有大家共同討論齊心齊力才能解決現有校務資訊系統各項程式的開發、修改及界接自動化等問題，並減少人工手動輸入操作，有效提升行政流程的效益及減少錯誤的產生。經由這次成功的經驗，本組將持續逐步再優化其他作業，下一個目標是「財物移轉單」線上申請及審核，屆時再請大家支持與配合，共同努力推動校園數位化，讓本校成為智慧大學。