Enews141 總務處之核心業務及工作重點
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第141期 總務處 專題
總務處之核心業務及工作重點
曾誠齊 總務長
總務處各組工作性質差異很大, 且大多具有技術專業。因此各組之間的相互支援及人員輪調方面會有相當的困難度。也容易因而造成工作分配上勞逸不均之現象。自今年八月事務組林萬春組長屆齡退休後, 組長一職即由採購組蔡麗桐組長兼任。由於採購及事務兩組之工作性質較接近且同屬一個辦公室, 業務之重整以提高工作效率確有其必要性。然而過去數十年如一日的日子難免造成某些員工各司其職排斥變革的惰性, 尤其變革之後工作負擔的增加, 無可避免會遭遇更大的阻力。事實上組織重整的目的除提升工作效率之外當然會包括人力的精簡；事務組在過去兩年縮編了三名員額, 在業務量有增無減, 員額只減不增, 工作效率又必需逐年提升的客觀環境下, 總務處最近的處務會議及組長會議即積極檢討各組核心業務之標準作業流程(SOP), 因為不只是事務組及採購組有提升工作效率的壓力, 營繕組由於部分人力必需支援第二教研大樓新建工程, 甚至林志忠先生在大樓新建期間的全心投入, 等同營繕組在未來兩年期間縮編了一個員額, 此外, 醫研大樓的維修工作也將由附設醫院移轉至營繕組, 這部分的經費及所需人力並未編列在年度預算內, 營繕組的預算除水電等經常性費用之外只編列了修繕費用。對於各系所添購儀器或實驗設備所需的空調配管(進水管及排水管)、配線(電線)等經費則必需由各系所編列儀器設備時予以納入;營繕組的修繕預算無法予以支應, 因為營繕組在預算編列時無法預估各單位可能新增的實驗室或儀器設備。事實上有許多突發狀況例如88水災等所造成的額外修繕費用已讓營繕組必需設法減少支出以平衡年度預算。第二教研大樓新建期間環安組當然也無法置身事外, 在最近發生了實驗室異味飄散事件之後, 環安組的工作突然新增了許多, 主管機關也用放大鏡在檢視本校的環安業務, 除實驗室的硬體設備必需符合規定, 操作場所的稽核以及實驗室工作人員的教育訓練都必需予以加強外, 今年又新增了實驗室負責人的環安專業訓練。要避免環安事故發生除了環安組的努力外, 全校教職員生的配合相當重要, 環安組已擬定各項核心業務的SOP並將積極宣導。
本校通過ISO認證時即已訂定各項業務之SOP; 這些SOP通常只作為內部檢視或查核用途。總務處各組的核心業務經顏銘宏秘書、各組組長及總務長多次討論後已經定案並訂定各項核心業務的SOP。對於現行核心業務流程予以增刪, 刪除內部作業之程序並強化流程之周延性。例如營繕組停水及停電之SOP即增列事前e-mail通知以及各單位因特殊情況無法配合之處理程序等。環安組核心業務之一即實驗室各項災害緊急通報流程之擬訂及宣導。SOP的擬定亳無困難, 宣導也容易做得到, 但宣導的成效卻是我們最擔心也最需要積極努力達成的。其他例如採購作業之SOP過去也一直積極宣導, 效果似乎也不甚理想。目前總務處已將各組核心業務之標準作業流程公告在各組網頁, 不論是財物或工程之採購、出納業務、財物減損程序、營繕及環安業務等都有制式流程及所需時間可依循, 各單位的配合才能使總務各項業務得以順利推展。
