Enews455 落實行政流程再造，提升行政及服務品質

出自KMU e-News

高雄醫學大學e快報 第455期　 教務處專題

落實行政流程再造，提升行政及服務品質

■教務處註冊課務組 謝翠娟組長、吳彥儒組員

　　行政流程改造是提升行政效能及服務品質的重要手段，學校必須從各項業務流程中，全面檢討影響行政效能的各種不利因素，進行流程改造。行政流程改造涉及層面廣闊，包括組織結構、法令規章、作業程序…等等，而資訊通信科技的運用已成為不可或缺的重要角色。
　　本文將以本組藉由資訊化之導入及運用，作為行政流程改善之案例進行說明。改善的方向分為教師端、學生端，分述如下：
壹、 教師端
一、 統整教師維護課程大綱、進度表相關程式：
　　早期教師每學期維護課程大綱、進度表、學習成效、期中期末評分、上課教材……等資料，必須從不同程式進入系統維護，因為操作界面繁雜，很容易造成教師上課資訊填入不完整的狀況。自108學年度起與圖資處討論，化繁為簡逐步整合教師開課前需要維護的程式，並提供單一路徑，老師只要進到統一頁面操作即可，新增可複製前一學年資料的功能，並且設有已完成項目會以不同顏色呈現，以利教師可掌握維護的進度，統整後頁面如圖一。
　　多數老師回饋，統整後的操作頁面較為人性化也比較方便操作，不僅節省作業的時間，也大大提升教師維護效率跟資料準確率。

▲圖一、資訊系統課程大綱進度表維護頁面

貳、 學生端
一、 學籍相關

1. 統整各單位新生報到資料填寫程式：

　　水平整合各行政單位需要學生填寫資料的程式，方便新生填寫及上傳各單位所需資料，以避免新生對於資訊系統操作不熟悉，而產生資料填寫不完整之情況。(如圖二)

▲圖二、新生填寫資料介面流程

2. 學籍異動申請系統(休、退學)：

　　學生可自行上網申請，再列印紙本至各單審核，資訊化後的好處是，學生可以知道自己已休學的期數，本組亦可追蹤學生申請及送件的時間，提升行政效率。

3. 整合學生離校程序程式：

　　以往學生畢業離校需要至各單位完成紙本離校手續單核章，才能到教務處領取學位證書，有鑑於教育部於110年3月19日函文各校有關有關大專校院學位證書頒發、修業證書發給與離校程序相關規定事宜，學校於離校程序中所訂事項未涉及畢業條件者，如：相關欠費之學校行政管理措施、實驗器材或宿舍鑰匙未歸還等，應以教育立場，漸進輔導改正或以替代措施優先處理，如純屬學校與學生之債權關係，則不得與涉及畢業條件或離校之相關證書或文件發放做不當聯結。
　　因考量學位證書的發放不得與未涉及畢業條件事情做聯結，故經與各行政單位開會協調後，決定水平整合各單位畢業離校注意事項，提供學生單一頁面，告知其畢業前需完成各單位所訂事項，並取消紙本離校手續單，以節省紙張為環境永續盡一份力。

4. 在學證明系統版：

　　學生通常在申請獎學金或搭乘高鐵…等情形時，皆需要申請在學證明，以往學生需要自行提供學生證影本至本組核章或至本組申請紙本的在學證明。
本組於111學年度第2學期完成在學證明系統版，更便利學生於校外單位使用。

5. 校外生學籍管理系統：

　　有關校際選課生、跨校輔系/雙主修學生、交換生，早期學籍管理、選課作業、成績資料多以紙本建檔，這對於後續資料查核實屬不易，本組於108學年度起與圖資處討論，逐步建立校外生基本資料平台(如圖三)，校外生可先至平台登入基本資料後，本組同仁可將其資料匯入學籍檔，並請圖資處開通其資訊系統的權限，學生就可使用資訊系統功能進行選課、查看成績等功能。不僅節省學生往返兩校紙本作業時間，更供學生便捷的系統操作及查詢功能，也改善了本組學籍管理之困境。

▲圖三、校外生資訊維護介面

二、 課程相關

1. 期中課程停修：

　　本校自104學年度開始實施期中課程停修制度，一開始推行時是採行紙本作業，學生要跑紙本流程經授課教師及學系主管核章送至本組，本組承辦人需逐筆至系統維護。為改善申請流程及後端資料管理，本組於109學年度起與圖資處討論建立系統申請方式，且於109學年度第2學期開始試行，不僅改善學生的申請程序，節省了一年1千多張紙張用量外，也提升了本組資料管理的準確性。

2. 畢業預審系統：

　　系統建置前，每學期皆須印製應屆畢業班學生的審查資料及歷年成績單交由學系進行初審，再由本組進行複審。因審查資料眾多且繁雜，加上學生還有修讀輔系、雙主修、學分學程…等情形，更加重畢業預審的困難度。本組自108學年度起開始規劃本校畢業預審系統建置的架構及期程，期間經由試辦學系的回饋，不斷進行系統功能的改善及強化，至112學年度已全面施行。經由資訊系統的輔助，提供系辦人員更完整的審查資料，進而提升審查的效率跟準確度，本組同仁也可依據學系初審的結果進行複審，提升整個審查的品質與效率，亦節省不少紙張的使用。
　　未來希望藉由持續的資訊化，提供教師或學生更便利的服務，進而提升服務品質；且透過標準化流程，提供更精準化的服務。

▲圖四、透過資訊化提供更便捷精準的服務