Enews111 e時代的人力資源管理服務新思維
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第111期 人事室專題
e時代的人力資源管理服務新思維
人事室主任 張松山
美國商業週刊(Business Week)報導中指出，在新經濟中，企業組織將愈來愈小，但價值卻愈來愈高，如何能使用最精簡的人力創造最高的價值，是全球企業關注的焦點。隨著「知識經濟」時代的來臨，我們面臨的是變化迅速而莫測的環境。世界變成一個「全球化、數位化和個性化的世界」，在「無疆界的世界」我們無法故步自封於一小區域。面對「發展國際一流大學及頂尖研究中心計畫」之重點補助學校、教學卓越及系所評鑑整體教育競爭的大環境裡，提供各單位服務平台、配合學校校務發展、提昇競爭力及創造更高價值是人力資源管理服務的首務工作。
知識經濟與創新有密不可分的關係，組織創新的主體在人，沒有好的人才，就缺乏真正創新的主體，創新無從發生。人才是學校組織構成之基本要素，人力資源則為創價之核心資源，旨在協助促進優質人力之甄選、培育運用及留住人才、如何在穩健中創新、求進步與發展為人力資源服務努力之方向。
以往的人資系統及行政，絕大部分都是從資料儲存與簡單的簽核流程為主，人資部門日常作業80%的時間與人力是花費在處理重要性僅20%的重複性行政工作。然而策略規劃、人力發展、知識管理、績效發展……等重要人力資源管理服務工作，卻僅分配到20%不到的時間。所以最近人事室在各單位主管指導、資訊處鼎力協助及全體教職員工同仁支持配合下，賡續在做人力資本基礎紮根的蓄積工作，諸如：人才資料庫建置、職務說明書和財產保管(移交)清冊上傳及線上請(核)假……等人力資源管理服務資訊系統，或許上述作為無法馬上收到立竿見影的功效，但這些都是學校永續經營的基石。
面對e時代的人力資源管理服務，我們憧憬能建構一人力資源資訊系統(HRIS)作業平台，使我們如后列舉的工作能更紮實、更有效率。
就人才資料庫之建置而言：有效成功的關鍵在於所有教職員同仁必需隨時上網update個人資料，因系統中儲存了所有教職員工的個人資料，我們可以根據不同的檢索需求，例如專長、教育背景、經歷、職等及研究領域……等，從電腦迅速找到所要的資料。有助於高階主管可以馬上掌握學校各種研究專長領域的人才，並能適才、適所及適時運用。另外，亦可利用人才資料庫中的教職員工個人資料，針對其個別不足之處加以訓練，協助其職業職涯發展，為學校長久的人力資源規劃打好基礎。
人才招募與甄選是學校發展的第一步，因此，盡最大的努力在廣大的人力市場中，找尋最適合各單位且優秀的人才，是人事室責無旁貸的工作。傳統的人力招募往往費時、費工，而運用網際網路招募廣告，學校將人才招募的過程虛擬化，求職者只要上網瀏覽、登記、寄履歷表，即可等候學校通知面試。我們也可以設定條件，讓電腦迅速的比對、過濾人選，迅速的將人力資訊提供給各單位。如果各用人需求單位(學術及行政單位)都能秉持公開、公平及公正的人才招募與甄選程序，如此我們的人才可以更多樣化、更豐富。
知識管理從競爭策略觀點而言，學校競爭優勢決定於具備何種「核心資源與能力」。而組織線上學習更是儲備源源不絕核心能力之必要策略。以往傳統的教育訓練方式不外乎是將教職員集中在同一個地點，針對同樣的主題做相關的訓練課程。但是這種必須定點、定期、一對多且被動的訓練方式往往成效不彰。因此，線上訓練課程乃因應而生。簡單的說線上學習屆時以電腦及網際網路，輔助教學系統，將訓練課程編入網路資料庫內，提供一個訓練平台讓員工瀏覽與學習。不管教職員工在何處、何時、何地均能隨時學習。
傳統的績效評估做法相當耗費人力與時間成本，但如果能透過人力資源資訊系統(HRIS)作業平台的協助，可以將傳統「上級對下級」的績效評估制度，透過專業顧問設計一系列多向（上司對自己、自己對自己、同僚對自己、下屬對自己）的360度績效評估制度。使原本消耗人力、時間成本的評估作業，在一定時間內，藉由電腦完成相關績效評估作業，事後，也能取得自己的績效評估分析，以中肯地了解自己的工作滿意度。
人力資源e化管理服務不僅能提升行政效率，更重要的是，e化管理服務可以協助並促進人力資源單位轉型，從傳統人事行政的角色，轉化為人力資源管理服務的伙伴。現今e-HR的先進發展已經代替了舊式HRIS的觀念，將資訊科技與人力資源管理服務結合，如何妥善的運用，使人力資本不斷的增加、茁壯，提高工作效能，發揮最大綜效為目前人力資源管理服務的新思維。
