Enews122 財產管理結合資訊系統的感想
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第122期 總務處 專題
財產管理結合資訊系統的感想
總務處保管組 余玉珊
為何想談這個財產管理結合資訊系統的議題呢？實在是有感於二年前95學年度新系統的開發與建立在這二年來對我們的幫助。記得以前的舊系統是一支受限的不完全系統，連財物的名稱都有字數的規定，甚至受物類編號的限制，而無法將財產資料完全的揭露，這些不方便的條件，並非前系統的規劃不好，而是那時候的資訊環境下發展的產物可能也尚未成熟，財產資料的相關資訊，說多不多，以財產筆數來說，全部算算也才不過個幾萬筆，但說少呢？我想以我們管理財產者的角色來說，財產項目的分類實在有太多的細項是需要編列清楚的，以財產規格來細分：由於時代在進步，廠商不斷的在做產品的研發與更新，儀器的種類規格日新月異，可能上個月買的儀器這個月就停產了，取而代之的又是最新型的機種，舉例來說離心機的最大轉數6400/min就跟14000/min不同，而以某廠牌的5415R跟5418R兩個型號來比較價格則是差了一倍，所以說財產雖是以件數算，但是品項與內容卻是型型色色大異其趣，因此資訊的揭露項目也就多而廣。
因此在資料大量化的條件之下，資訊工具就是我們最好的助手，資料雖然大量，但內容是死的、是文字化、是有規則有條件可循的，所以在新系統的建立後，首先我們不會有不符合財物使用人想像的怪異名稱，完全依照儀器購買來時廠商或使用者的稱呼來命名，也較符合儀器的真實用途；再來就是結合會計系統，利用會計憑證編號來做連結，以致儀器的購買經費來源清清楚楚明明白白，也讓我們在與會計對帳時能更容易更快速的彙整出資料來釐清。最後也是資訊科技近來最重要的使命－資訊公開化，為此我們也建立了一個平台，讓各單位權限人可以自由的去查詢單位內各項財產或各保管人，以便利單位內各項儀器的使用與規劃。
在資訊爆炸的時代，很多人早已從拍手叫好的歡迎資訊科技，到現在如何適應資訊泛濫，而不是以前的怕找不到資訊，而且我們幾乎沒有人可以擺脫資訊科技，即使資訊科技充斥，但就是因為他對於我們有相當大的幫助，對於現代工作環境是一個不可或缺的好工具，所以我們要去適應它要去學習它。感佩學校對於推動校內資訊系統的堅持，當然資訊處辛苦的資訊人員也勞苦功高，雖然一路走來我們面對的問題與障礙都已迎刃而解。然而更多的資訊、更完善的資料庫、更好的資訊設備以及更強的程式，可能是解決我們未來問題的答案。系統加強或許沒有辦法及時但有助於解決問題，仍是需要一步一步的進行。
