Enews79 總務處 總務人
出自KMU e-News
高雄醫學大學 第79期 總務處專題
總務處 總務人
總務長 曾誠齊
總務處是行政系統中業務最繁雜的單位, 可以說不屬於研發、教務、學務或資訊等處的業務就是總務。有很多業務其實是具有跨處性質的, 例如講堂、教具的維護及借用、各項慶典活動的舉辦等等。最近新增的幾頂業務更是典型的跨處業務。例如, 明年起我們的財物將由報廢法改為直線法。所謂報廢法例如過去500萬元買進的NMR, 使用15年後的殘值（剩餘價值）還是500萬元, 到第16年報廢時學校的財產才會突然減損500萬, 因此, 過去15年學校的資產是屬於虛胖狀態, 也沒有確實將儀器的折舊反應到教育成本上。從明年8月起我們必需依儀器設備的使用年限逐年提列折舊費用並更新其未折減餘額（帳面價值）, 將折舊列入成本計算。這項業務理所當然就歸屬到總務處保管組。但是全校現有的儀器設備全部要重新清理, 確認其放置地點及管理人並逐一設定殘值就需要電算中心、會計室、甚至各學院及系所的協助及配合。未來一年此一新增業務將使保管組現有人力的工作負荷加重許多。學校方面當然不可能因為新增業務即增編員額, 必須先考慮工作績效的進一步提升。而總務處的新增業務還包括文書組在推動的線上簽核系統以及營繕組正積極草擬的節約能源管理辦法。這兩項業務更需要全校教學及行政單位的積極配合才有可能成功, 因此文書及營繕兩組也特別專文闡述其措施及希望各單位協助配合事項。
雖然事務組及出納組明年並沒有新增業務, 最近幾年本校師生人數逐年成長所帶來的業務量早已使這兩組的工作負荷亮起紅燈。而出納的業務又不容許有絲毫差錯, 工作壓力可想而知。採購組的業務量及工作壓力並不亞於出納組, 因此組長及組員最期望的是能建立處內的輪調制度。採購組所面對的壓力是雙重的, 為顧及採購案件的公平合理, 往往造成某些廠商的不滿, 而教職員最常見的抱怨則是底價訂太低而導致廢標。雖然底價的訂定已經盡可能參考其他機構的購買價格, 但儀器機型推陳出新, 個案的附件差異性也很大, 而工程及維修的底價訂定難度更高, 未來努力的方向將朝向更合理的底價擬定以減少廢標次數, 但也需使用單位提供更多相關資訊。此外, 採購組每天處理許多小額研究試劑請購案, 希望各系所科能多多提供常用試劑名稱及預估年用量, 經採購組統一議價後即能降低購買成本。
總務處除了以上各組外, 警衛小隊及車輛管理委員會（車管會）也是總務處的業務範圍, 都是直接與全校教職員工生甚至校外人士互動頻繁的單位, 高超的效率及優質的服務是我們總務處總務人最關切的, 也是我們的理想與目標。
