Enews34 校友會e化緊密聯繫校友( 詳全文 )
出自KMU e-News
高雄醫學大學 第34期 資訊處專題
校友會e化 緊密聯繫校友
企劃組 洪仲箴組長
一、緣起
資訊處為推動高屏區域醫療資訊網，自九十二年六月起陸續拜訪高屏地區衛生主管機關與各級醫療院所，在洽談過程中我們發現高醫校友遍佈各個醫療機構。每當跟校友們介紹高醫近幾年所推動的積極改造計畫，校友們第一個反應就是『能不能讓他們了解母校的最新動態』，其次是希望能夠獲得醫療新知、就業市場資訊、演講 / 研討會以及查詢其他校友聯絡資料等。
劉景寬資訊長在了解校友需求後，要求研擬校友會務電子化，經校友會陳信義主任 ( 學校人事室主任 ) 與 陳奕秀 小姐的協助，規劃出校友會電子化的內容與實施階段。同時陳主任也告知，原先校友會在幾年前就已經規劃要電子化，只是受限於經費 ( 校友會經費來自理監事捐款 ) 一直無法實現。此事經與資訊長溝通後，資訊長慨然同意初期提供電算中心備份主機，並請本處研發組負責資訊系統開發。整個構想於九十三年八月一日經校友會理監事會通過，委託資訊處進行校友會電子化。茲將規劃內容與時程說明如下：
二、 現階段需求：
1. 最新消息 / 活動訊息 : 登山郊遊、學術演講等
2. 連結母校網站 ( 學校 / 附院 / 小港醫院 )
3. 校友會簡介 :
組織章程
工作計畫
組織架構：理監事名錄
4. 校友資料庫
校友會入會申請辦法
校友資料登入與更新
校友資料查詢
5. 校友投稿園地
6. 活動花絮 : 舉辦活動後的照片與紀錄 / 感言等
7. 校友服務
校友會館或會議廳租借、特約商店（代訂特約飯店住宿，特約商店連結）
8. 校友捐款
捐款 / 捐贈物資與捐贈校友芳名錄
捐款帳號、承辦人姓名、電話、 e-mail
9 地區校友會連結
連結各地區校友會網站網頁
校友資料庫與活動等訊息交換
10. 意見留言
三、 未來發展方向 :
1. 人力資料庫（求職求才）
刊登求才、求職資訊 ( 聯絡醫療院所、學校、藥廠等相關求才單位 )
查看求才、求職資訊
相關網站連結 ( 如 : 人力銀行 )
2. 高醫人 e 化 ( 初期以文字為主，未來再加上圖片 )
3. 校友社團 : 校友組成的社團與活動訊息 ( 活動名稱 / 地點 / 時間等 )
4. 醫學知識資料庫 : 提供醫學、醫療、藥學、放射、檢驗與護理等領域最新知識。
四、工作規劃與預估時程
1. 建構校友通訊及人力資料庫
更新通訊資料以建立校友間聯絡管道，資料將以印刷及 WEB 兩種版本呈現
建立校友人力資源庫，提供校友的專科與任職狀況檢索，有助於求才求職
增列電子郵件信箱地址資料，做為主要通信方式
2. 建立校友總會自動化網站
利用網際網路進行各項校友會資訊傳遞，遠較傳統郵寄方式要快速有效率，且可達到雙向溝通之目的
網頁提供校友通訊資料之查詢及下載，並刊登校友動態以及事求人，人求事等資訊
具備主動發出電子郵件通知校友之功能，且可根據發信內容選取有需要的收信人
爭取校友擁有可終身使用之電子郵件信箱住址
3. 建構校友通訊及專業資料庫
資料量：計算至 2003 年畢業之校友共有 22,269 筆資料
資料庫結構：包括個人姓名、科系、畢業年班、屆別、通訊住址、所在地區別、聯絡電話、電子郵件信箱、目前任職單位、職位、專長等
執行方式：以衛生署醫事人員資料檔，或是校友會現有資料庫為基本資料，請工讀生進 行電訪及資料建檔工作
4. 建立校友總會自動化網站 - 網址：現階段擬掛在學校網站下
軟體功能：
(1) 校友資料庫查詢功能：可設定依科系、畢業年、屆別、所在地區別以及專業進行資料查詢
(2) 自動化電子郵件寄送：可設定依科系、畢業年、屆別、所在地區別以及專業寄發特定郵件；另收件人可以簡易快速鍵回復信件
(3) 提供網頁 / 系統遠端管理及 WORD 檔簡易黏貼功能，以方便網頁管理及編輯更新
(4) 校友註冊、電子郵件帳號提供及密碼設定功能
(5) 管理者權限設定功能
(6) 防火牆等網路安全保護功能：使用電算中心設備
5. 工作時間表：
