Enews291 本校採購常見錯誤模式態樣
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第291期
本校採購常見錯誤模式態樣
總務處採購組 蔡麗桐 組長
本校採購業務執行依據「高雄醫學大學採購辦法」、「政府採購法」及「科學技術研究發展採購作業要點」，視經費來源而採據相關法規執行。本校的採購案件目前雖大部分由總務處採購組執行，但「採購」非單純是總務事，其關係人涉及有請購人、經辦人、監辦人及其主管、機關首長、廠商等。也因採購業務錯綜複雜及涉及多方人之權利與義務，故採購人員必需熟悉相關法規，在合法、合理、合情下，適時扮演著請購者、首長、廠商之間溝通的角色，以維護學校利益為前題，協助請購單位從外部資源獲取所需要的商品或服務。
採購項目千萬種，採購人員無法樣樣精通，而採購業務要做的完善無瑕，除了要各專業領域的請購人及主管協助把關及提供資訊外，還有賴各需求單位的行政配合，以降低失誤率及書面品質的提升及完整性。茲就近年來本校採購業務常見的錯誤態樣臚列於下，並提供解決之道，以供各單位參考:
一、學年度或計畫期限即將截止前才提出請購單，以致於無法順利決標、交貨及驗收。
解決之道: 因等標期受限於政府採購法規定之法定等標期、本校採購會已安排既定的期程及流標廢標次數不確定等因素，故請依公告的採 購作業所需時程天數及預估交貨期天數提早提出請購，以免無法如期結案。查詢路徑:總務處網頁→處室介紹→採購組→採購流程→本校採購 作業流程及所需天數
二、意圖規避本校採購辦法或政府採購法之適用，分批辦理採購。
解決之道: 同性質的標的物請合併一張請購單，不得分批辦理請購而意圖規避採購金額之辦理級距(例如:3萬元需採購組辦理議價、10萬 元需採公開招標等規定、政府補助款100萬元以上政府採購法之適用等)
三、未經請購手續，就先行採購進貨。
解決之道：請及早提出請購，如確有急迫性，應以急件親自處理請購流程。請購單位如果先行進貨，而採購案件事後經總務處辦理招標、 議比價結果，由非原供應商得標，則後續責任概由請購單位自行負責。
四、抄襲特定廠商之規格資料。
解決之道: 確實依政府採購法第26條規定處理。招標文件不得要求或提及特定之商標或商名、專利、設計或型式、特定來源地、生產者 或供應者。但無法以精確之方式說明招標要求，而已在招標文件內註明諸如「或同等品」字樣者，不在此限。 請購單位應依功能或效益訂定招標文件。其有國際標準或國家標準者，應從其規定。 所擬定、採用或適用之技術規格，其所標示之擬採購產品或服務之特性，諸如品質、性能、安全、尺寸、符號、術語、包裝、標誌及標示 或生產程序、方法及評估之程序，在目的及效果上均不得限制競爭。
五、購買資本門項目，卻把與該採購案無關聯性之設備或消耗品包含在該採購案中，或私下 要求廠商提供額外物品但未列入規格項目或報
價單內。
解決之道: 請確實依核准之項目購買，不得夾帶與該採購案無關聯性之設備或消耗品，一經發現，相關審核單位有權利及義務要求請購 單位刪除，請購單位不得拒絕。 採購經辦人員會調查市場行情、其他單位購買價或過往歷史資料而擬訂底價，請購單位不宜為消化預算私下要求廠商提供額外物品，以致 膨脹該設備之價值。
六、測試及驗收過於簡略或未於規定時間內辦理驗收。
解決之道:請確實核對廠商所提供物品之廠牌、型號、規格及功能等是否符合規格表、合約書及報價單內容規定；不符合者務必依規定退 貨。如有停產，必須先簽呈經核准後才可以接受替代品。設備及配件請務必逐一檢測，並於驗收紀錄單內確實填寫測試項目、測試期間及 效果等詳細資料，並請於廠商通知可得驗收後三十日內完成初驗、複驗，以落實驗收機制。
