Enews141 重塑事務組新形象
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第141期 總務處 專題
重塑事務組新形象
事務組、採購組 蔡麗桐組長
總務處的業務具多面向、繁雜瑣碎與高整合度的特質，常需要投入相當人力、物力、團隊合作及周全規劃才能稍見成果的工作。現今普遍觀念認為學生與家長是學校的重要衣食父母，對顧客提供優質的服務是絕對必要的。也因此如何提升行政服務品質，以滿足顧客之需求，也已成為總務處重要的經營目標。然服務品質的良窳是很難界定，也無法用量測標準去檢定，重要的是受服務者內心的認同及感受。
雖然總務處人員普遍有年齡稍高、學歷較低，素質良莠不齊的劣勢現象，但總務處同仁過往默默耕耘與配合校務發展的推動是不餘遺力的。尤其每當颳風暴雨及緊急突發狀況時，第一時間出現搶救及處理的人，一定是總務人員佔多數。每位同仁雖是不起眼的小螺絲，但我們都自信每個小螺絲都能堅守崗位，盡力在發揮其功能。
有感於總務處的劣勢現象相對在事務組雖略顯嚴重，但「改革、創新、服務第一」是事務組同仁共同要努力的目標。首要是要求組員對師生的服務態度要親切、禮貌，其次是講究工作效率。也因此，事務組與採購組近期內組員的業務內容會作微調，希望藉此平衡組員間業務負荷量的落差、消彌職業倦怠及學習其他業務專長，以提升業務品質。
事務組近程計畫改善項目例如：
- 自十月份上午9點至下午5點，教具器材的借用改請親切可愛的美女工讀生服務，以提升服務品質。原行政人員另派其他業務及部分支援工作。
- 以往社團活動或調課教室的借用，同學需將紙本由教務處、學務處審核後送至事務組，以致常有遺失或忘記送的情形，導致值班的人員無依據為其開門，造成學生的不便。日前已由總務長召集相關單位主管協商及整合，相關人員已達成共識，請資訊處著手修改程式，朝無紙化政策進行。待完成測試後，相關單位會擇期向師生宣導申請流程。屆時事務組亦將配合訓練工友及值班人員要會簡易的電腦操作，藉由網路查詢借用情形，以為憑據為學生開關教室。
- 請資訊處協助評估、規劃及設計改善教具的借用與歸還，導入借書及超商結帳系統的概念，結合現有IC卡證件，採用條碼以助於透明化教具借用資訊，包括精確掌握庫存量、提升出借教具的效率，進而降低學生借用教具等待時間。此計畫期望能儘速完成及上線使用。
- 原本組人員退休而短缺的人力，適時機動調遣工友於下午時段支援辦公室簡單的行政業務，例如學生的詢問、其他活動物品的借用等，以強化服務品質。
事務組業務待改善的項目尚有許多，惟礙於經費、人力、專業程度等諸多因素須待克服，新手剛上路的我，除事務組業務外尚有採購組業務待處理及督導，千頭萬緒，每天都覺得時間不夠用。所幸承蒙總務長、事務組及採購組的組員都能情義相挺，讓我能視業務的輕重緩急及按部就班逐步規劃做改善。要改變人員的行為模式難免會遇到瓶頸及消極的排斥，但積極的給予鼓勵及教育訓練，是可以克服障礙的。希望藉此與總務處所有伙伴共勉，大家一起積極推行改革、創新及提升服務品質；屆時也亟盼全校師生能感受到，並對總務處的服務滿意度及用心能給予肯定。
