Enews313 公文稽催Q&A
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第313期 秘書室專題
公文稽催Q&A
- Q1：若來文為最速件，其辦理時間僅有一天，但內文本身非急件，該如何處理？
A1：受文機關主（承）辦單位承辦人員經審來文處理速別與公文性質不符者，得簽奉單位主管或其指定之授權人員核定，逕於文件首頁上核批調整速別（例如調整為普通件），並通知單位收發人員據以更改該文管制速別。
- Q2：是否可在紙本稽催前，提前告知承辦人是否有公文逾期？
A2：公文系統已有自動提醒功能(每週一系統自動寄送)，針對未逾期但屆逾期公文寄發「屆逾期通知」e-mail至承辦人信箱；針對已逾期公文，於公文逾期三天後寄送「已逾期通知」電子郵件，承辦人可於收到屆逾期通知e-mail時，衡量公文是否能於規定時間內辦結，若無法於公文時效內辦結，可報請權責主管核准展期。
- Q3：若公文於公文時效內，其流程已送至秘書室(行政單位)或秘書室(教學單位)，是否可不列入稽催管考？
A3：文書流程管理作業規範中明訂承辦人基於自我管理及目標管理原則，應主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催，若於公文時效內，已將流程送至秘書室(行政單位)或秘書室(教學單位)且公文已屆逾期，可主動通知秘書室承辦人員，協助追蹤流程，或可報請權責主管申請公文展期。
- Q4：公文已於公文系統中點選送繕發或送存查，為何仍收到公文稽催單？
A4：此為紙本辦理之來文或發文函(稿)，承辦人未送至事務組歸檔所致，承辦人可於收到公文稽催e-mail或紙本稽催單時，審視是否未將已核判之紙本來文或函稿送至事務組歸檔。
