Enews313 落實公文稽催機制

出自KMU e-News

高雄醫學大學e快報 第313期　 秘書室專題

落實公文稽催機制

行政事務組 廖怡惠、莊惠雯

　　為有效管理公文流程，提升公文時效，本室自105年9月起定期執行公文稽催作業，執行迄今(106年5月)，這定期透過電子郵件或紙本的稽催提醒，已成功降低本校各單位逾期公文的量(全校逾期平均天數由105年8月的75天降至106年5月的6.9天)，感謝各單位主管同仁的協助與配合。公文稽催是以善意提醒為出發點，在此簡述公文稽催機制的作法，與執行近10個月來的成效。

一、執行公文稽催的依據

　　稽催為文書單位的職責之一：文書單位需全程管制機關每一文件之處理流程與使用時間。統計全機關公文時效資料，定期提供專責管制單位作統計分析運用，其中逾處理時限30日以上案件，應單獨列表提報，並視調卷分析之需要，協助提供必要之資料。檢查各單位公文登錄及管制情形，並提供各業務單位主管及專責管制單位稽催資料。(引自文書流程管理作業規範)

二、目前公文稽催的作法

1.公文系統自動提醒(每週一系統自動寄送)：

(1)未逾期公文：於公文逾期前一天(此時公文未逾期)，由公文系統自動發出「屆逾期通知」至承辦人

(2)已逾期公文：公文逾期三天後寄送「已逾期通知」電子郵件至承辦人。

2.紙本稽催：

秘書室於105年9月開始，於每月最後一週針對上個月逾期未結之公文，列印紙本「單位未結案公文稽催單」至該單位一級主管，由該單位主管對承辦人進行催辦。

　　★收到電子或紙本稽催通知時，承辦人應查明公文流向進行查催動作，並儘速完成公文辦結作業。

三、無法如期辦結的作法

　　若案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，可報請權責主管核准展期。展期申請如下:

1. 每次展期天數以十日為限。第一次展期由二級主管(系所科主管、中心主任、組長)核示。第二次展期須經一級主管(學院院長、通識教育中心主任、科室主管)核准。
2. 若展期日期累計 30 日以上者，則需送機關首長核示【展延日期計算係於辦理期限屆滿(限辦日期)之次日起算，扣除例假日及國定假日，以實際工作天數為展期天數】

四、誰可以實施公文稽催

1. 承辦人自我檢查
2. 收發人員協助查催
3. 單位主管督導催辦
4. 文書單位綜合稽催

五、 執行成效

1.公文逾期平均天數明顯下降

各單位逾期平均天數比較部分，以105年8月(尚未實施紙本稽催之月份)與106年5月(已實施紙本稽催達九個月)相比，全校逾期平均天數由105年8月的75天降至106年5月的6.9天。

2.公文逾期總件數明顯下降

各單位逾期總件數比較部分，以105年8月(尚未實施紙本稽催之月份)與106年5月(已實施紙本稽催達九個月)相比，全校逾期總件數由105年8月的146件降至106年5月的88件。

3.各單位105年8月與106年5月之公文逾期平均天數與逾期總件數之比較，詳如圖1與圖2。

圖1：各單位105年8月與106年5月公文逾期平均天數之比較

圖2：各單位105年8月與106年5月公文逾期總件數之比較

六、 公文稽催Q&A

Q1：若來文為最速件，其辦理時間僅有一天，但內文本身非急件，該如何處理？

A1：受文機關主（承）辦單位承辦人員經審來文處理速別與公文性質不符者，得簽奉單位主管或其指定之授權人員核定，逕於文件首頁上核批調整速別（例如調整為普通件），並通知單位收發人員據以更改該文管制速別。

Q2：是否可在紙本稽催前，提前告知承辦人是否有公文逾期？

A2：公文系統已有自動提醒功能(每週一系統自動寄送)，針對未逾期但屆逾期公文寄發「屆逾期通知」e-mail至承辦人信箱；針對已逾期公文，於公文逾期三天後寄送「已逾期通知」電子郵件，承辦人可於收到屆逾期通知e-mail時，衡量公文是否能於規定時間內辦結，若無法於公文時效內辦結，可報請權責主管核准展期。

Q3：若公文於公文時效內，其流程已送至秘書室(行政單位)或秘書室(教學單位)，是否可不列入稽催管考？

A3：文書流程管理作業規範中明訂承辦人基於自我管理及目標管理原則，應主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催，若於公文時效內，已將流程送至秘書室(行政單位)或秘書室(教學單位)且公文已屆逾期，可主動通知秘書室承辦人員，協助追蹤流程，或可報請權責主管申請公文展期。

Q4：公文已於公文系統中點選送繕發或送存查，為何仍收到公文稽催單？

A4：此為紙本辦理之來文或發文函(稿)，承辦人未送至事務組歸檔所致，承辦人可於收到公文稽催e-mail或紙本稽催單時，審視是否未將已核判之紙本來文或函稿送至事務組歸檔。

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