Enews349 會議刷卡簽到(退)系統簡介說明
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第349期 圖書資訊處專題
會議刷卡簽到(退)系統簡介說明
資訊系統組 蔡沅錡、盧俊儒
會議刷卡簽到(退)系統化，係利用系統化讀取的方式(如：ic卡片、二維條碼、RFID卡片)，快速完成會議簽到(退)，
其主要目的是為了減少與會人員手動簽到(退)，俾利會議管理人員即時掌握與會人員資訊查詢及統計。
回顧會議簽到(退)系統第一版，使用軟體系統為廠商-微程式所開發，整合教職員證RFID卡片，於會議服務櫃台處，可使用卡片感應簽到(退)。
在微軟作業系統日新月異不斷進步更版，第一版會議簽到(退)系統僅能安裝於windows XP上運行，現今使用時則必須透過虛擬機軟體開啟，於會議現場架設時，需耗費較久的準備作業；其教職人員資料庫屬於單機版，雖可離線在無網路的環境方式進行判讀，但若有更新職員工資訊，將電腦接上特定網路位置才可進行更新作業，在人員資訊同步工作上較為不易。而在會議現場簽到時，第一版的系統無法即時精確的提供有效計算人數(應到、已到與出列席人數)，必須透過會場相關人員進行確認。
實務上為了滿足會議的需求，圖資處以自行開發方式開發會議通知及記錄管理系統，並與校務資訊系統進行整合，使資料可集中管理。會議管理人員(聯絡人)可建立會議相關資訊(主持人、會議時間、議程大綱...)，善用搜尋與會人員資訊並加入出席及列席會議名單中，請假或代理人員也可透過系統來設定。
現場依照會議需求，可架設一組或多組簽到(退)設備，設備之間會定時重新整理，同步刷新簽到(退)資訊，系統即時呈現已完成簽到、應到、已到(包含出、列席人員)人數及請假人數，會議人員報到率計算。
本次會議系統改版，以打造智慧校園與行政優化為核心概念，將會議系統與新時代的資訊技術加以結合，並承襲高醫校務系統之簡單、便利及創新的精神來實作，除能即時呈現與會人員相關統計資訊外，更落實了在會議簽到退上的無紙化作業，未來也將發展更多面向的應用功能，讓更多同仁及師生一同體驗智慧校園服務。
高雄醫學大學-數位學習平台已上傳會議簽到退系統操作手冊及教學影片，進入課程步驟參考如下即可瀏覽課程。
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