Enews397 經費核銷無紙化及電子簽核之推動
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第397期 會計室專題
經費核銷無紙化及電子簽核之推動
會計室 許芳益主任
經費核銷一直都是與教職員工息息相關，在使用經費時需先辦理請購作業，不僅要填寫請購單，於完成時辦理核銷作業，還要等廠商寄送紙本發票，再將發票或收據等文件黏貼於核銷付款憑證上，並以紙本傳送方式進行核銷。這些流程及填寫表單總是耗時費力，也增加憑證保管的儲存空間。因此，如能推動請購及核銷系統無紙化及線上簽核，並整合原有的紙本作業表單及流程，改以電子簽核方式，而得以用數位化方式儲存資料，將大幅減少紙張(無紙化)與儲存空間，並提升行政效率。未來將再結合人工智慧，以更人性化、智慧化方式辦理經費核銷。是以，構思經費核銷四個發展階段如下:
- 經費核銷發展階段
核銷1.0(系統資訊化):表單電子化，開發資訊系統。
核銷2.0(統統整合化):跨單位整合，系統資訊拋轉。
核銷3.0(系統無紙化):表單進系統，電子簽核方式。
核銷4.0(系統無人化):人工智慧處理，大數據分析。
目前本校經費核銷系統已資訊化多年，近幾年亦已透過跨單位協調，調整資訊系統之整合及分工，未來仍將繼續努力整合系統，下一步將朝向核銷3.0無紙化及電子簽核階段邁進，推動之想法說明如下:
- 推動核銷無紙化及電子簽核之關鍵
為能順利推動核銷無紙化及電子簽核階段，有下列三大關鍵:
一、首長之決心，訂定目標，定期追蹤。
二、明確劃分本校權責分工(落實各單位之當責)及完善分層負責明細表。
三、跨單位專案小組，因經費核銷橫跨多個單位之流程，需要跨單位橫向整合與溝通(包括資訊系統)，宜組成跨單位專案小組，由專責長官擔任召集人，訂定目標，定期開會協調，解決問題，並追蹤進度。
- 推動核銷無紙化及電子簽核之進程
一、優先推動項目:單面付款憑證之電子簽核，但先排除人事相關支出，如助理薪資，差旅費等，以收據發票核銷之單面付款憑證優先推動。
二、次要推動項目:請購單之電子簽核，因請採購作業之重心在於總務處(權責單位)，推動此項電子簽核需總務處全力配合(關鍵)，因此，總務處之承辦業務均需建置在本校校務資訊系統內，以利推動電子簽核時可跨單位連結系統(資訊拋轉簽核)。
三、完成推動項目:請購單付款憑證之電子簽核，此部分困難度較高，包括核銷發票收據如何進系統及整合連結各系統等，將視前兩項推動情形檢討後再推動。
科技不斷在進步並改變每個人的生活，大數據、人工智慧、自動駕駛、無人機等已是耳熟能詳出現在身邊的事物，相信未來經費核銷也會走到人工智慧的階段(核銷4.0)。目前財政部已大力推廣使用電子發票無紙化政策，相信未來經由財政部電子發票整合服務平台介面，透過雲端電子發票進行全面電子化核銷(全面無紙化)已不再是個問題，期待有這麼一天的到來。
