Enews415 從當責之精神，談建立權責分工之重要性
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第415期 會計室專題
從當責之精神，談建立權責分工之重要性
■會計室 許芳益主任
楊校長剛就任時在主管共識營及人資室舉辦員工教育訓練之專題演講中，一再強調「當責」的觀念。當責(Accountability)與負責(Responsible)不同，當責不只是負責把事情做好，還要更進一步確認事情完好，並達成最佳目標，也就是說不只Do Something，還要Do More。當責是依據各分層單位之角色，勇於承擔，責無旁貸，完成目標。因此，在組織運作上需要建立明確之權責分工，各司其職，以發揮當責之精神。
什麼是權責分工，係指各單位之權責，劃分清楚，分工合作。組織之運作或活動經常橫跨許多單位，難免會發生三不管地帶(權責劃分不清)，以致組織暴露於風險之情況下(發生問題)。如能將各單位業務執掌之權責劃分清楚，各司其職，分工合作，以發揮當責之精神，必能提高效率及效能，同時也降低組織之風險。茲就建立權責分工所涵蓋之跨單位流程及法規制度加以說明(詳下圖)：
一、 跨單位流程: 凡是組織之運作或活動，其流程簡單區分為業務及財務兩大部分。業務之流程主要在於「管理控制」層面，著重於作業程序；財務之流程主要在於「內部審核」層面，著重於核銷憑證。前者管理控制係建置於內部控制制度；後者內部審核則見諸於會計制度。業務部份涉及申請單位與業管單位(管理控制之權責單位)之互動，此業管單位將視不同業務而有不同之業管單位，例如出差活動之業管(權責)單位為人資室，購買財產事項之業管(權責)單位為總務處；財務部分則比較固定，接續前端業管單位之後的財務單位，就是會計室與出納，沒有第二個財務單位了。因此，組織之運作或活動，跨單位之流程包括前端數個之業管單位，及後端單一之財務單位(如同漏斗之流程)。如前端之業管單位沒有做好管理控制(當責)，則將影響後端財務單位之流程(漏斗後端產生瓶頸)，因為前端之管理控制沒落實或完備程序，後端之財務單位將無法付款，這也是會計室退件或補件的重要原因之一。因此，如能落實前端業管(權責)單位之當責，相信可以解決退(補)件一半的問題，加速核銷付款之流程。
二、 法規制度:包括法規、程序、表單及相關文件。上述前端業管單位為了管理控制申請單位提出之活動(申請)，使提出單位之申請能合於規範或規則，因此，業管單位會制定一些法規(辦法)來規範、並列出作業程序供遵循，必要時也會設計表單供填報，以達到管理控制之目的。例如:以教職員工出差活動為例，一開始由教職員工依本校出差辦法之規定提出申請(法規規範)，並依出差作業程序至本校請假系統填報(程序及表單)，而業管(權責)單位人資室就會依其權責審核是否符合出差辦法之規範及作業程序，以完備前端業務部份之管理控制(業管單位人資室之當責)。當教職員工出差回來後，將出差活動所發生之支出，檢具發票或收據，進會計系統辦理憑證核銷，業管(權責)單位會計室就會審核檢具之憑證是否符合規定，如無須補件或退件時，會計室將傳票憑證交予出納執行付款流程，以完成財務部分之內部審核(業管單位會計室之當責)。此出差活動涵括前端業管單位(人資室)之權責，與後端財務單位(會計室)之權責，兩個單位各有其業務職掌之當責，缺一不可，而且前端亦將影響後端。
綜上所述，跨單位之流程，如能建立明確之權責分工，使各單位能各司其職，並落實當責之精神，相信必能加速跨單位之流程。以政府機關為例，行政院訂有各機關員工待遇給與相關事項預算執行之「權責分工表」，以明確劃分申請單位、人事單位與會計單位之權責，各司其職，可避免三不管地帶，確實發揮當責之精神。
▲權責分工涵蓋之跨單位流程及法規制度示意圖
