Enews421 事務組向前行
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第421期 總務處專題
事務組向前行
■總務處事務組 林翀組長
事務組工作千頭萬緒，日常工作任務零零散散有二三十項之多，且突然性及臨時性的工作也不少。在這個部門工作的人，不能僅僅依賴單打獨鬥的思路去做好工作。對此，必需對辦公室所有的工作專案進行了規劃，力求體現統攬全域性、協調合作、有條不紊的原則。 接下來，從四個面向提升事務組服務品質：
第一、著眼細節 小地方不馬虎。事務組行政人員的工作看似都是些瑣碎的、涉及細節的工作。但俗話說得好，細節決定成敗，把行政工作做到精益求精即為學校創造優質的後線支援。而作為行政人員，要以這樣的工作態度和精神去完善自己，就要不斷學習，認知自己在工作中存在的不足和缺陷，這樣才能為團隊添磚加瓦，再優化了工作的能力的同時也提升了服務品質。
第二、勤於溝通，形成正向循環。每個人性格有差異，溝通的能力有高低，要使自己的溝通能力有所提高，就必須瞭解不同人的不同性格，注意說話的方式，瞭解不同人的喜好，即使在不滿時也要懂得控制自己的情緒。所以透過不斷的溝通，與人和善的互動，形成正向循環，建立良好的人際關係是提升行政工作能力的具體表現。
第三、設計思考，以顧客為中心。事務組服務的特色，往往都是從常規服務以外的服務中體現出來，例如我們將郵件收發資訊化，讓郵件的收發工作更迅速、便捷，亦更能降低郵件被誤領的風險。換句話說，真正好的服務，是服務提供者透過主動優化內部的服務系統，來適應人們的生活方式和習慣，而不僅僅是變相為同仁提供所謂的解決方案。
第四、創意發想，突破思考框架。每個人都有其自身的創造力，只是沒有適當的環境與引導，創意被隱含在腦內未被發掘。每個創意的背後其實仔細探究起來都源之有本，並非無中生有，更不單只是靈光乍現的點子，其實創意的源頭來自於「人的腦袋」，它是記憶與經驗的延伸，它是記憶被觸發後的火花，它是可以被捕捉的，且它更可以透過系統化的引導，源源不絕的產出。我認為從提升自我行政工作視野的角度來看問題，創意發想，突破思考框架才能不斷改善對行政工作的態度以提升工作績效。
最後，總結這一年來給我帶來的感受是：雖然在自己從未預期會進入總務處任職，我感謝年來總務處長官及同事對我的幫助與扶持，在事務組行政工作中的點點滴滴不管是歡樂或是考驗，都令我感恩喜樂。
