Enews379 後疫情時代,在家上班經費核銷之超前部署
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第379期 會計室專題
後疫情時代,在家上班經費核銷之超前部署
會計室 許芳益主任
台積電創辦人張忠謀在他的夫人新書發表會中表示,新冠肺炎宛如一場戰爭,衝擊全球經濟很大,將毀掉很多人的事業,即使未來疫情控制,也會改變人們的生活方式(109.4.1聯合新聞網)。張忠謀董事長講的沒錯,一場疫情改變了一些人,一些事,一些以前習以為常的事。譬如上學就是要到「學校」上課,上班就是要到「公司」上班,參加國際研討會就是要「出國」……,這些都是我們認為不就是這樣嗎?以前或許是,未來可能不是。這場疫情來的快,來的讓各國措手不及,只能先將人們隔離及封鎖邊境等措施,防止疫情擴散傳染。因此,影響了人與人之間的交流及經濟等,而人們也思考如何應變,例如老師改遠距教學,學生從線上學習,職員試辦在家上班,無法出國的改國際視訊會議……,這些改變正如張忠謀董事長所預測的「這場疫情會改變人們的生活方式」。未來新的模式、新的作業、新的……油然而生。
一場疫情改變世界,也改變我們習以為常的事,為了「超前部署」因應未來之改變,有關經費核銷之前端作業(人事或總務)及後端作業(會計及出納)宜儘早研議相關問題、提出問題解決方案及相關法規配合修訂等。茲就「如果未來職員在家上班」之趨勢為例,相關行政單位需思考之問題,拋磚引玉約略說明如下:
因應這場疫情很多企業或金融機構已經開始試辦部分人員在家上班,不久之將來,在家上班似乎會是一個新常態,例如Facebook、Google、Twitter都已宣布員工可以在家上班(常態),利用遠端控制達到工作之目的。因此,工作地點不侷限在辦公室才叫做上班,這也考驗了各公司(機構)之人力資源、會計、總務及資訊等行政單位。因應未來之改變,可能要思考之問題列舉如下:
如何面試新人?線上面試或是導入AI面試?
如何管理在家上班之差勤?打卡制或責任制?全職計薪或工時計薪?
如何線上請採購?網路議價?如何交貨?如何驗收?支票或線上付款?
如何辦理線上核銷?紙本憑證如何上傳?
遠端控制?資安問題?資料分享解決方案?
以上這些問題,包括經費核銷之前端作業(人事或總務)及後端作業(會計及出納)都需要解決,才能將家裡當辦公室(在家上班),達到職員分散各地(在家或國外),但行政工作可以串連如往常一樣進行而無礙,當然相關法規也要與時俱進、超前部署做相關修法因應。
最近新聞三大電信公司已陸續取得5G執照,消費者今年就可以享受5G的便利性,網速又更快速了,國際視訊會議同步傳輸不停格已不是問題,不久將來「國際會議」或許會變成「國際視訊會議」,原本出國參加國際會議,可能變成「在校出國」參加視訊會議,更可節省往返出國時間及節省出國機票支出。有關視訊會議之軟硬體設施,本校已超前部署將於各學院及重要會議室建置視訊會議設備,提供全校師生參與國內外之視訊會議。再者,目前5G尚未普及化前,世界幾個先進國家也已經在開發6G了,據報導日本已開發成功6G晶片,預計速度比5G快40倍,這都是超前部署的概念。相信未來世界之距離、網路連結之速度、職員上班之地點等,這些都不再是個問題了。