Enews69 實用有效的財務資訊系統之期盼
出自KMU e-News
高雄醫學大學 第69期 會計室專題
實用有效的財務資訊系統之期盼
會計室主任劉慧中
全校資訊化在教學及行政系統的加速催生下，行政資訊系統已進行至總務及財務系統的改寫階段，也可說是進入到金錢交易的作業階段。物品的採買與領用、財務的收支與結算、財產的歸類與登記、款項的支付與調度等都覬覦資訊系統的連貫與整合，期望能達到迅速確實之效。其間總務處及會計室人員的全程投入自不在話下，加上鈞長的督導使排程更較以往有所進展，整體過程中除先前資訊處的參與及協助外，近年來更仰賴電算中心同仁的整頓及協商，相信財務資訊系統的有效運作及報表的產出是相當令人期待的。但在記錄所有的學校營運交易及系統操作之同時，什麼才是實用又有效的財務資訊系統呢？要如何去評量系統的有效程度呢？
首先，就是設計出來的系統能否讓所有的使用者感到操作及查詢的便捷程度，則須靠使用者在反覆操作的過程中，熟識系統的作業或給予改寫的意見，才能讓電算中心的同仁協助大家修改；也就是說請大家多多使用，給予良性意見，才能請資訊人員早些時日修改。
再者，就財務資訊系統的執行結果－財務報表談起。一般目的之財務報表主要是向組織外部人士提供資訊，如同預算書、決算書、查核簽證報告書，這些專為外部人士所編製的報表，多用於主管機關的規範及要求而編製的；學校首長及其他管理者可透過組織內部的報告系統獲取所需的財務資訊，其內容及資訊可能會與供外部使用之財務報表資訊有很大的重疊，因此可透過這些財務報表來獲取相關的資訊。財務報表的目的因使用者而異，因此依不同的財務報表中有很多綜合性的功能及用途，因此要評量系統操作要產出怎樣的財務資訊才具實用及有效性，謹說明如下：
系統直接產製外部所需報表：
符合教育部規範的預算書、決算書？
直接輸出預估預算或決算數？
財務狀況的評估：
是否產出有能讓使用者透過歷史資料和當期財務狀況的報表，藉以判斷學校未來履行義務和繼續經營的能力？
產製出的報表能夠作為預估收入來源或資源分配或資本需求的參考？
產製出的報表能供作將來財務狀況的發展預測工具？
預算與實際結果的比較
能否產出實際結果與預算差異分析表？
能依所需的費用類別或細目產製出實際營運是否與預算重大偏離的相關報表？
是否遵行法定規範的資金使用效率：
編寫舉債指數計算表供作學校償債能力之分析？
編寫財務結構計算表供作學校財務概況之比較？
效率及效果的評估：
能否撰寫可供作單位經營的效率或效果評估的報表？
產製單位經營成果或產值與營運成本的比較表？
結語：
在現階段財務資訊系統的改寫，電算中心同仁自精業公司系統轉寫至web平台的過程中，雖僅能先朝替代COBOL系統加趕腳步，短期內似乎只能逐步延續既有系統的改寫及系統的平順運作。今年七月上旬，電算中心已為大家規劃好的教育訓練課程，希望大家踴躍參與，並給予建議，您的寶貴意見都攸關於本校財務資訊系統建置的成敗。這般重要的訊息，一定能讓資訊系統的實用性更具有效的執行。未來相信在電算中心及各經辦單位同仁們的相互努力下，更能不斷地將本校資訊系統的實用性作加深加廣的提昇，希望不久的將來，即有多元的內部或外部財務報表的有效產製，更提供給學校首長多重預覽及分析經營慨況的工具。
