Enews139 善用校務資訊系統，Work Hard不如Work Smart
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第139期 資訊處 專題
善用校務資訊系統，Work Hard不如Work Smart
資訊處 楊俊毓 資訊長
三年前，在新資訊處團隊甫成立之時，於72期e快報上曾刊載過「e化，易化?!」一文，文中特別提到進行校園數位化的推展是最重要的努力目標。本校此次獲得全國系所評鑑中，兩家全數系所通過評鑑的大學之一，校長也於7月27日接受高教評鑑中心電話訪問，以瞭解高醫如何能獲此殊榮。委員在其中提問的一個問題即是：「高醫大有一套獨特的「校務資訊系統」，能否請校長與教務長談談這套系統的運作模式與相關機制？」這個問題可說是對這三年來資訊處同仁的努力，所給予的最好的肯定。
本校資訊處的成立，要歸功於前任校長王國照教授的真知灼見，與第一任資訊長劉景寬教授的執行魄力，才奠定了今日資訊處的基礎。在當時，將資訊處規劃為校級一級單位，在國內的大學中可說是極少見。而資訊處在96學年度與電子計算機中心合併後，更與全校各業務單位致力於橫向與縱向的結合，以達到「打造數位高醫」的這個願景。
目前的校務資訊系統，只要使用者在網路環境下，打開任何一台電腦即可使用；學生、教師，業務單位人員等各類前後台使用者在執行自己的工作時可不受環境與時間的限制。即使是剛放榜的新生，也能由此系統登錄來瞭解新生註冊流程。不過，要能成功發揮這個系統的功能，則需要各相關業務單位同仁與使用者的合作。以本年度新生報到作業為例：大考中心在放榜之後，教務處同仁先要將學籍資料建立好，再由資訊處協助開啟學生帳號；學務處則需上網將宿舍申請及就貸、減免作業相關的條件設定好；出納則可依每個學生的申請情形將繳費資料上傳，以供學生繳費之後上網報到並進行各項申請作業。學務處也可直接在系統上取得學生的兵役狀況、為學生申報各項兵役作業…。在過去，這些作業不但耗時費事，也考驗大家的耐性。現在，在不知不覺中，「Work Smart」早已取代了以往的「Work Hard」，也讓高醫人每天的生活步調大不相同。
可以讓大家「聰明工作」的還不僅如此；紙本假單早已消失無蹤、停車位申請也只需上線登錄；想召開會議，有會議管理系統可供運用：開會通知單與會議記錄的發送、誰來開會誰要請假等等這些以往要秘書來回奔波追問的，現在都可以在系統上輕鬆解決（連吃的便當要葷要素都可以一指搞定！）舉凡教務、學務、人事、研發、總務、會計等，都有非常多相關系統功能在這三年中被開發出，而隨著各業務單位所需，這個系統仍持續茁壯。總結這三年來本校校務資訊系統的E化成效有四：
- 環保節能：不需到校即可作業，節省時間與減少不必要之舟車勞頓。除了一些必要簽核的紙本流程，許多作業均已達到無紙化。
- 高效能：系統資料連動，所有單位的資訊可即時更新，減少重複輸入的時間，並讓各單位的業務有整合的平台。
- 安全透明：依使用者業務權責設定系統使用權限，系統資料既安全又可一目瞭然。
- 迅速省時：資訊即時更新，以往公文往返或各項作業所需的時間大幅減少、減少打電話詢問的次數。
資訊處同仁在未來會繼續扛起維護e化高醫的重任。此時，資訊處特別感謝各單位同仁在過去此系統開發時的配合與擔待，也藉此文讓各位瞭解日日相伴在側的校務資訊系統如何改變了各位在高醫工作與業務的執行。在此，資訊處期待未來三年有更多的機會為大家服務，除了Work Smart，還能 Work Happy。
（附錄：校務資訊系統整合架構圖）
