Enews52 『跨部門整合性任務』的認知
出自KMU e-News
高雄醫學大學 第52期 秘書室專題
『跨部門整合性任務』的認知
黃尚志 主任秘書
經歷了大學評鑑、中程校務訪評、教學卓越計畫的申請與通過等活動之後，儘管評鑑成績有褒有貶，所有的結果都值得我們省思與改進。在校務運作當中，可以發覺其實行政體系同仁們都有不錯的資質，單位主管亦能掌控基本的管理，因此校務運作均有一定的水準。然而為什麼我們仍然不時聽到職員抱怨的聲音呢？近年來隨著國內大學的增加，各大學已面臨彼此競爭，甚至與外國大學較勁的情勢，如何提升學校辦學品質已是各大學最重要的經營方針，各校無不導入企業管理的理念與方法，打破傳統壁壘分明的系統，而發展出大型的跨單位整合性的校務計畫，希望有效提升學校的辦學績效與服務品質，因此新的校務行政運作已不再是個人或單位獨自可以勝任的業務，必須藉由跨部門的合作，以前瞻性的規劃，有效率地推動各項校務工作，在此潮流下本校亦不例外，那麼我們到底又有哪些問題呢？。
過去幾年內，我們曾站在學生或教職員的立場，以更體貼的思考規劃數項整合性活動計畫，例如新生的宣傳與報到、大型的募款活動、五十週年校慶系列活動等。我們發現在規劃這些跨部門整合性任務時，各部門均能清楚分析任務屬性，但是一旦將工作依屬性分配完畢後，常開始出現種種不可行的理由，只因工作分配在該單位，於是抱怨接踵而來，任務分配不均、工作負擔太重、不同工同酬等不滿之聲時有所聞，最後總是能者多勞，勞心勞力的結果，讓有能力的同仁們不願再開口出力。因此在個人與單位本位主義的影響下，常導致各單位間缺乏橫向聯繫，出現溝通不良致使業務停滯，甚至發生知情不報，放任各項工作進度落後，待問題浮出檯面後，已變成燙手山芋，要在時間壓力下繼續完成，品質當然更難確保，最後總落得長官的不悅，服務對象的不滿，拖垮整個行政績效。
缺乏橫向溝通與業務協調機制，恐怕是高醫行政體系在運作上最常出現的問題，某一項業務例如學生選課，在過去可能全在教務處處理，但今天的學生選課不只涉及教務處，還要電算中心能提供穩定而方便的選課系統，總務處保證各教室功能的完備等等，過去單純的事情，在今日的環境下已成為「跨部門整合性的任務」，因為不只要有正確性亦要有時效性，一個單位進度延遲會影響到相關的各部門，而使整個任務無法完成。又例如新進人員(教師或職員)的報到程序，從單位到人事、會計等部們均有其應該完成的手續，單位行政人員不告知、人事不協助、會計按規定辦理，所得到的結果則是兩個月領不到薪資，甚至連個名牌也搞不定，這樣的效率、這樣的結果如何令一位新進人員對這個學校產生好感？然而檢討的時候各單位均說「按規定辦理」，是規定落伍？還是承辦人員沒有同理心？本年度學校已推動ISO9002工作，就是希望重新檢討不合時宜的規定，以更前瞻體貼的心使各單位重新規劃更有效率的行政流程，以因應新時代的需求。
因循苟且沈醉於往日的成就，不知現代行政已日新月異，沒有用「同理心」視教職員工生為服務對象，沒有以顧客為上的觀念從事各項行政事務，相信這是大家心知肚明的行政弊病，然而為何不願改，不能改？假如我們沒有體認大學(尤其是醫學大學)已面臨強烈的彼此競爭與生存壓力，仍然無視校務評鑑結果的當頭棒喝，而繼續沈緬於過去的光環，那麼要再重拾往日的風釆，難矣！但若能正視此一問題的嚴重性而勇於任事，不再找理由逃避或推動責任，則行政效率的提昇與品質的改善將指日可待。
為此，我們將繼續舉辦行政人員教育訓練課程，引進新的觀念適時導正同仁們的工作態度，加強溝通技巧，督促完成ISO9002計畫，同時將針對一、二級主管開辦領導管理方面的課程，並強化全體師生員工之組織認同。我們都是高醫的一份子，高醫之榮與辱與大家休戚與共，失去的我們將再奪回，願共同努力同創新局。
