Enews111 e時代的人力資源管理服務新思維

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高雄醫學大學e快報 第111期  人事室專題


e時代的人力資源管理服務新思維

人事室主任 張松山

Image:enews111人事室-1.jpg


美國商業週刊(Business Week)報導中指出,在新經濟中,企業組織將愈來愈小,但價值卻愈來愈高,如何能使用最精簡的人力創造最高的價值,是全球企業關注的焦點。隨著「知識經濟」時代的來臨,我們面臨的是變化迅速而莫測的環境。世界變成一個「全球化、數位化和個性化的世界」,在「無疆界的世界」我們無法故步自封於一小區域。面對「發展國際一流大學及頂尖研究中心計畫」之重點補助學校、教學卓越及系所評鑑整體教育競爭的大環境裡,提供各單位服務平台、配合學校校務發展、提昇競爭力及創造更高價值是人力資源管理服務的首務工作。

知識經濟與創新有密不可分的關係,組織創新的主體在人,沒有好的人才,就缺乏真正創新的主體,創新無從發生。人才是學校組織構成之基本要素,人力資源則為創價之核心資源,旨在協助促進優質人力之甄選、培育運用及留住人才、如何在穩健中創新、求進步與發展為人力資源服務努力之方向。

以往的人資系統及行政,絕大部分都是從資料儲存與簡單的簽核流程為主,人資部門日常作業80%的時間與人力是花費在處理重要性僅20%的重複性行政工作。然而策略規劃、人力發展、知識管理、績效發展……等重要人力資源管理服務工作,卻僅分配到20%不到的時間。所以最近人事室在各單位主管指導、資訊處鼎力協助及全體教職員工同仁支持配合下,賡續在做人力資本基礎紮根的蓄積工作,諸如:人才資料庫建置、職務說明書和財產保管(移交)清冊上傳及線上請(核)假……等人力資源管理服務資訊系統,或許上述作為無法馬上收到立竿見影的功效,但這些都是學校永續經營的基石。

面對e時代的人力資源管理服務,我們憧憬能建構一人力資源資訊系統(HRIS)作業平台,使我們如后列舉的工作能更紮實、更有效率。

人才資料庫之建置而言:有效成功的關鍵在於所有教職員同仁必需隨時上網update個人資料,因系統中儲存了所有教職員工的個人資料,我們可以根據不同的檢索需求,例如專長、教育背景、經歷、職等及研究領域……等,從電腦迅速找到所要的資料。有助於高階主管可以馬上掌握學校各種研究專長領域的人才,並能適才、適所及適時運用。另外,亦可利用人才資料庫中的教職員工個人資料,針對其個別不足之處加以訓練,協助其職業職涯發展,為學校長久的人力資源規劃打好基礎。

人才招募與甄選是學校發展的第一步,因此,盡最大的努力在廣大的人力市場中,找尋最適合各單位且優秀的人才,是人事室責無旁貸的工作。傳統的人力招募往往費時、費工,而運用網際網路招募廣告,學校將人才招募的過程虛擬化,求職者只要上網瀏覽、登記、寄履歷表,即可等候學校通知面試。我們也可以設定條件,讓電腦迅速的比對、過濾人選,迅速的將人力資訊提供給各單位。如果各用人需求單位(學術及行政單位)都能秉持公開、公平及公正的人才招募與甄選程序,如此我們的人才可以更多樣化、更豐富。

知識管理從競爭策略觀點而言,學校競爭優勢決定於具備何種「核心資源與能力」。而組織線上學習更是儲備源源不絕核心能力之必要策略。以往傳統的教育訓練方式不外乎是將教職員集中在同一個地點,針對同樣的主題做相關的訓練課程。但是這種必須定點、定期、一對多且被動的訓練方式往往成效不彰。因此,線上訓練課程乃因應而生。簡單的說線上學習屆時以電腦及網際網路,輔助教學系統,將訓練課程編入網路資料庫內,提供一個訓練平台讓員工瀏覽與學習。不管教職員工在何處、何時、何地均能隨時學習。

傳統的績效評估做法相當耗費人力與時間成本,但如果能透過人力資源資訊系統(HRIS)作業平台的協助,可以將傳統「上級對下級」的績效評估制度,透過專業顧問設計一系列多向(上司對自己、自己對自己、同僚對自己、下屬對自己)的360度績效評估制度。使原本消耗人力、時間成本的評估作業,在一定時間內,藉由電腦完成相關績效評估作業,事後,也能取得自己的績效評估分析,以中肯地了解自己的工作滿意度。

人力資源e化管理服務不僅能提升行政效率,更重要的是,e化管理服務可以協助並促進人力資源單位轉型,從傳統人事行政的角色,轉化為人力資源管理服務的伙伴。現今e-HR的先進發展已經代替了舊式HRIS的觀念,將資訊科技與人力資源管理服務結合,如何妥善的運用,使人力資本不斷的增加、茁壯,提高工作效能,發揮最大綜效為目前人力資源管理服務的新思維。


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