Enews122 財產管理結合資訊系統的感想

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高雄醫學大學e快報 第122期  總務處 專題


財產管理結合資訊系統的感想

總務處保管組 余玉珊

為何想談這個財產管理結合資訊系統的議題呢?實在是有感於二年前95學年度新系統的開發與建立在這二年來對我們的幫助。記得以前的舊系統是一支受限的不完全系統,連財物的名稱都有字數的規定,甚至受物類編號的限制,而無法將財產資料完全的揭露,這些不方便的條件,並非前系統的規劃不好,而是那時候的資訊環境下發展的產物可能也尚未成熟,財產資料的相關資訊,說多不多,以財產筆數來說,全部算算也才不過個幾萬筆,但說少呢?我想以我們管理財產者的角色來說,財產項目的分類實在有太多的細項是需要編列清楚的,以財產規格來細分:由於時代在進步,廠商不斷的在做產品的研發與更新,儀器的種類規格日新月異,可能上個月買的儀器這個月就停產了,取而代之的又是最新型的機種,舉例來說離心機的最大轉數6400/min就跟14000/min不同,而以某廠牌的5415R跟5418R兩個型號來比較價格則是差了一倍,所以說財產雖是以件數算,但是品項與內容卻是型型色色大異其趣,因此資訊的揭露項目也就多而廣。

因此在資料大量化的條件之下,資訊工具就是我們最好的助手,資料雖然大量,但內容是死的、是文字化、是有規則有條件可循的,所以在新系統的建立後,首先我們不會有不符合財物使用人想像的怪異名稱,完全依照儀器購買來時廠商或使用者的稱呼來命名,也較符合儀器的真實用途;再來就是結合會計系統,利用會計憑證編號來做連結,以致儀器的購買經費來源清清楚楚明明白白,也讓我們在與會計對帳時能更容易更快速的彙整出資料來釐清。最後也是資訊科技近來最重要的使命-資訊公開化,為此我們也建立了一個平台,讓各單位權限人可以自由的去查詢單位內各項財產或各保管人,以便利單位內各項儀器的使用與規劃。

在資訊爆炸的時代,很多人早已從拍手叫好的歡迎資訊科技,到現在如何適應資訊泛濫,而不是以前的怕找不到資訊,而且我們幾乎沒有人可以擺脫資訊科技,即使資訊科技充斥,但就是因為他對於我們有相當大的幫助,對於現代工作環境是一個不可或缺的好工具,所以我們要去適應它要去學習它。感佩學校對於推動校內資訊系統的堅持,當然資訊處辛苦的資訊人員也勞苦功高,雖然一路走來我們面對的問題與障礙都已迎刃而解。然而更多的資訊、更完善的資料庫、更好的資訊設備以及更強的程式,可能是解決我們未來問題的答案。系統加強或許沒有辦法及時但有助於解決問題,仍是需要一步一步的進行。


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