Enews139 問題方程式Q= J * S * P

出自KMU e-News

在2009年9月3日 (四) 14:06由Yufech (對話 | 貢獻)所做的修訂版本
(差異) ←上一修訂 | 當前修訂 (差異) | 下一修訂→ (差異)
跳轉到: 導航, 搜索

高雄醫學大學e快報 第139期  資訊處 專題



問題方程式Q= J * S * P

資訊處校務資訊組 傅揚程組長


今年8月20日參加了人事室張主任的「SOP作業流程教育訓練」課程,課程有許多精闢見解,真是如雷貫耳,一些作業流程的問題也得到解答。任何作業要標準參照其中的流程簡化提出個人拙見。

假設每一業務所要處理的事為J(假設每件事的難度相同),會參與的人為S,因為系統的難度及使用者的能力差別會使當中有P個百分比的人會有問題,一個簡單的方程式來表示產生問題Q的總數:

Q = J * S * P

例如:假設學生開學時必需作5件事,總共學生有2000人,因為系統的難度及使用者的能力差別會有約5%的人會有有問題,則總共問題件數

Q = 5 * 2000 * 0.05 =500人次

人愈多事愈多問題自然就愈多! 對學校來說學生是愈多愈好。如果我們希望問題Q減少,學生S不要變少,不是降低P,就是減少J。好的資訊系統讓使用者操作更便利可以降低P值,但對於一些電腦知能較弱的學生還是幫助有限。另一個減少問題的關鍵就是讓整個作業變簡單讓事變少(J變少),我們的問題自然就會變少。

將相關的工作直接上網,由電腦與使用者交談,如果要操作的資料很多,步驟很煩雜,則資訊系統可改善的空間有限。而且資訊系統改善要花費不少的成本及人力,假設資訊系統的改善可將問題的人數比率減少到0.02。則

Q = 5 * 2000 * 0.02 =200人次

如果我們能再配合將事情減少到只有2件,則問題大幅可減少。則

Q= 2 * 2000 * 0.02=80人次

不管這個假設的資料合不合理,我想表達的是增加更多資訊系統的功能可能會造成更多問題,資訊系統的改善不是解決問題的唯一方式!除了要有完善的資訊系統外,如能配合將業務簡化;不僅可以大幅減少使用者問題,也可以減少許多作業時間。更因為流程簡化使資訊系統更容易設計、更容易維護,更加穩定。

我們目前有一些系統的功能太多,除了不易設計、不易維護外,也造成部份使用者不容易操作使用,連帶影響業務人員及資訊人員的工作。而適當的簡化作業流程將是讓我們減少問題的關鍵!!




enews139