Enews219 對會計的認識與學校財務概況

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高雄醫學大學e快報 第219期  會計室專題


對會計的認識與學校財務概況

會計室主任 許芳益


什麼是會計?簡單言之就是對全校所有交易流程的記錄及彙總。通俗的說法(狹義的會計)就是記帳,而且是要遵守規則的記帳;假設記帳沒有依據或根據,那麼記的就是假帳。所以,會計人員在記錄學校各種交易流程資料時,一定是要有憑有據,這也是為什麼會請各單位在核銷經費時檢附相關憑證資料的道理。若資料不齊全或依規範之程序不完備,那麼會計人員就會因為憑據欠缺或程序不完備而無法記帳了,相信每個人都不希望會計人員記無憑無據的假帳,當然,主管機關教育部也是不允許無憑無據的假帳。

因外界對會計領域較不熟悉或認識較少,但卻是常常需要與會計打交道。通常外界對會計的觀感可說是又愛又恨,愛的是希望預算多一點,恨的是核銷時常常被退件補件;又有人說:會計人員很細心、吹毛求疵、會計是專業很難懂、會計是財神爺分配錢的單位、會計室好像衙門沒有人情味……種種似是似非,而衍生這些問題或看法的原因到底出在哪裡值得探究,答案或許是「溝通障礙」及「認知落差」,審核者(會計)與被審核者(經費申請者)雙方立場不同及認知落差罷了。套用網路上男女之間溝通障礙的笑話,有一對男女朋友在燈光昏暗的愛河邊約會,女朋友突然心血來潮問她的男朋友說「你會為我而死嗎?」,男朋友沉默不語的低頭思考了一會兒之後……用手掏了一顆耳屎塞到他女朋友的嘴巴裡,心裡想著百思不解「你會餵我耳屎嗎?」,或許是雞同鴨講男生與女生立場不同使整個氣氛就被破壞掉了,甚至引起吵架不歡而散。再者,通常女性朋友比較會從感性、浪漫方面思考,而男性朋友比較會從理性、現實方面思考,如下面照片所示(資料來源:網路),不知大家看到的人像是正面的?還是側面的?答案是正面或側面都對,據說第一眼看到的若是正面表示當時是用右腦思考(感性),若看到的是側面表示當時是用左腦思考(理性)。所以,事情沒有所謂對錯,而在於是從哪個角度來思考,從哪邊的立場來判斷,雙方認知產生落差及立場不同吧! 希望未來若有發生認知落差及各自立場時能再做充分溝通,彼此諒解,以理性解決問題。

了解對會計的認識後,大家比較關心的或許是學校財務狀況,最近又要開始編列下學年度預算了,雖然錢非萬能,但是沒錢萬萬不能,因為在有限的資源下(資金有限),都想要做無窮盡的事(慾望無窮),因此就會衍生出一些問題,例如資源分配不均、資源供給不足、資源效益不佳……等,尤其在國際學研大樓完工支付全部工程款後,學校101學年度資金收支情形已產生不足現象,不足部分約2.8億元端賴醫院支援調節資金(經董事會通過)。今(102)年度也提前召開預算委員會報告102學年度預估資金收支情形,做為匡列102學年度預算之參考,粗估102學年度資金不足部分約為3億餘元,更較上(101)學年擴大,實令人擔憂啊! 以下約略分析說明學校財務概況,就全校總收入約16億元(不包括附屬機構收益),可區分兩大部份:一為校外計畫收入(其計畫支出與收入相等,收入專款專用若有未使用則須繳回,不會產生盈餘增加學校資金);另一為學校可運用收入(包括校務發展計畫獎補助款)。

校外計畫收入包括各項專題計畫約4.3億元、教育部教卓計畫、其他計畫、推廣教育及募款等約1.7億元,合計約6億元均為計畫或基金須專款專用;其餘部分則為學校實際可運用收入約為10億元(16億減6億)。在學校實際可運用收入約為10億元之下,全年薪資及獎金就需支出約6.9億元,占可運用收入約69%(將近7成用於支付薪資),業務費及維護費(基本特殊統籌預算)約3.9億元,占可運用收入約39%(將近4成),獎助學金(不含補助款)約0.45億元,至此,經常門支出合計約11.25億元,已超過學校可運用收入10億元,已產生入不敷出情況約1.25億元。再者,資本門支出方面包括圖書期刊約0.45億元,儀器設備約0.66億元,資本門支出合計約1.11億元。另尚有計劃配合款、新大樓搬遷特別預算、預備金及償還借款等約0.72億元。以上合計總支出約13.07億元,遠遠超過學校實際可運用收入之10億元,粗估102學年度入不敷出情況約3.07億元(此不足部份尚不包括房屋工程景觀款)。

經上述約略分析學校財務概況,可說是已經走到了入不敷出的窘境,加上支出逐年大幅成長,而收入也逐年微幅遞減,兩者之方向對學校之財務發展相當不利,因此,在數年前開始每年均提出警訊呼籲要有開源節流之對策,相關支出預算逐漸緊縮,同時也有配套措施改採總額預算管控,並放寬權限授予單位主管依經重緩急彈性運用經費,也希望各單位能共體時艱,多朝向開源之道,畢竟健全之財務發展可奠定學校永續發展之基礎,可做為校務發展之後盾。是以,在學校未來之財務發展策略上,其目標仍是朝「收支平衡並兼顧發展」,學校各項收支仍以收支平衡為原則(即量入為出),當然若考量學校未來之校務發展,則各項收支係以投資之觀點視之(即量出為入),兩者之著重點不同並取得均衡點,開源與節流雙管齊下。依此,前述財務發展策略之內涵為:當省則省,當用則用;自給自足,盈餘投資;量入為出,開創收入,期望學校之財務發展更健全更穩固。



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