Enews313 落實公文稽催機制

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高雄醫學大學e快報 第313期  秘書室專題

落實公文稽催機制

行政事務組 廖怡惠、莊惠雯

  為有效管理公文流程,提升公文時效,本室自105年9月起定期執行公文稽催作業,執行迄今(106年5月),這定期透過電子郵件或紙本的稽催提醒,已成功降低本校各單位逾期公文的量(全校逾期平均天數由105年8月的75天降至106年5月的6.9天),感謝各單位主管同仁的協助與配合。公文稽催是以善意提醒為出發點,在此簡述公文稽催機制的作法,與執行近10個月來的成效。

一、執行公文稽催的依據

  稽催為文書單位的職責之一文書單位需全程管制機關每一文件之處理流程與使用時間。統計全機關公文時效資料,定期提供專責管制單位作統計分析運用,其中逾處理時限30日以上案件,應單獨列表提報,並視調卷分析之需要,協助提供必要之資料。檢查各單位公文登錄及管制情形,並提供各業務單位主管及專責管制單位稽催資料。(引自文書流程管理作業規範)

二、目前公文稽催的作法
1.公文系統自動提醒(每週一系統自動寄送)
(1)未逾期公文: 於公文逾期前一天(此時公文未逾期),由公文系統自動發出「屆逾期通知」至承辦人
(2)已逾期公文:公文逾期三天後寄送「已逾期通知」電子郵件至承辦人。
2.紙本稽催
秘書室於105年9月開始,於每月最後一週針對上個月逾期未結之公文,列印紙本「單位未結案公文稽催單」至該單位一級主管,由該單位主管對承辦人進行催辦。

  ★收到電子或紙本稽催通知時,承辦人應查明公文流向進行查催動作,並儘速完成公文辦結作業。

三、無法如期辦結的作法

  若案件經詳細檢討,預計不能於規定時間內辦結時,可報請權責主管核准展期。展期申請如下:

  1. 每次展期天數以十日為限。第一次展期由二級主管(系所科主管、中心主任、組長)核示。第二次展期須經一級主管(學院院長、通識教育中心主任、科室主管)核准。
  2. 若展期日期累計 30 日以上者,則需送機關首長核示【展延日期計算係於辦理期限屆滿(限辦日期)之次日起算,扣除例假日及國定假日,以實際工作天數為展期天數】
四、誰可以實施公文稽催
  1. 承辦人自我檢查
  2. 收發人員協助查催
  3. 單位主管督導催辦
  4. 文書單位綜合稽催
五、 執行成效
1.公文逾期平均天數明顯下降
各單位逾期平均天數比較部分,以105年8月(尚未實施紙本稽催之月份)與106年5月(已實施紙本稽催達九個月)相比,全校逾期平均天數由105年8月的75天降至106年5月的6.9天。
2.公文逾期總件數明顯下降
各單位逾期總件數比較部分,以105年8月(尚未實施紙本稽催之月份)與106年5月(已實施紙本稽催達九個月)相比,全校逾期總件數由105年8月的146件降至106年5月的88件。
3.各單位105年8月與106年5月之公文逾期平均天數與逾期總件數之比較,詳如圖1與圖2。
圖1:各單位105年8月與106年5月公文逾期平均天數之比較

Image:Enews313專題-1.jpg

圖2:各單位105年8月與106年5月公文逾期總件數之比較

Image:Enews313專題-2.jpg

六、 公文稽催Q&A
Q1:若來文為最速件,其辦理時間僅有一天,但內文本身非急件,該如何處理?
A1:受文機關主(承)辦單位承辦人員經審來文處理速別與公文性質不符者,得簽奉單位主管或其指定之授權人員核定,逕於文件首頁上核批調整速別(例如調整為普通件),並通知單位收發人員據以更改該文管制速別。

Q2:是否可在紙本稽催前,提前告知承辦人是否有公文逾期?
A2:公文系統已有自動提醒功能(每週一系統自動寄送),針對未逾期但屆逾期公文寄發「屆逾期通知」e-mail至承辦人信箱;針對已逾期公文,於公文逾期三天後寄送「已逾期通知」電子郵件,承辦人可於收到屆逾期通知e-mail時,衡量公文是否能於規定時間內辦結,若無法於公文時效內辦結,可報請權責主管核准展期。

Q3:若公文於公文時效內,其流程已送至秘書室(行政單位)或秘書室(教學單位),是否可不列入稽催管考?
A3:文書流程管理作業規範中明訂承辦人基於自我管理及目標管理原則,應主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催,若於公文時效內,已將流程送至秘書室(行政單位)或秘書室(教學單位)且公文已屆逾期,可主動通知秘書室承辦人員,協助追蹤流程,或可報請權責主管申請公文展期。

Q4:公文已於公文系統中點選送繕發或送存查,為何仍收到公文稽催單?
A4:此為紙本辦理之來文或發文函(稿),承辦人未送至事務組歸檔所致,承辦人可於收到公文稽催e-mail或紙本稽催單時,審視是否未將已核判之紙本來文或函稿送至事務組歸檔。


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