Enews349 會議刷卡簽到(退)系統簡介說明

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高雄醫學大學e快報 第349期  圖書資訊處專題

會議刷卡簽到(退)系統簡介說明

資訊系統組 蔡沅錡、盧俊儒

  會議刷卡簽到(退)系統化,係利用系統化讀取的方式(如:ic卡片、二維條碼、RFID卡片),快速完成會議簽到(退),

  其主要目的是為了減少與會人員手動簽到(退),俾利會議管理人員即時掌握與會人員資訊查詢及統計。

  回顧會議簽到(退)系統第一版,使用軟體系統為廠商-微程式所開發,整合教職員證RFID卡片,於會議服務櫃台處,可使用卡片感應簽到(退)。

  在微軟作業系統日新月異不斷進步更版,第一版會議簽到(退)系統僅能安裝於windows XP上運行,現今使用時則必須透過虛擬機軟體開啟,於會議現場架設時,需耗費較久的準備作業;其教職人員資料庫屬於單機版,雖可離線在無網路的環境方式進行判讀,但若有更新職員工資訊,將電腦接上特定網路位置才可進行更新作業,在人員資訊同步工作上較為不易。而在會議現場簽到時,第一版的系統無法即時精確的提供有效計算人數(應到、已到與出列席人數),必須透過會場相關人員進行確認。

  實務上為了滿足會議的需求,圖資處以自行開發方式開發會議通知及記錄管理系統,並與校務資訊系統進行整合,使資料可集中管理。會議管理人員(聯絡人)可建立會議相關資訊(主持人、會議時間、議程大綱...),善用搜尋與會人員資訊並加入出席及列席會議名單中,請假或代理人員也可透過系統來設定。

  現場依照會議需求,可架設一組或多組簽到(退)設備,設備之間會定時重新整理,同步刷新簽到(退)資訊,系統即時呈現已完成簽到、應到、已到(包含出、列席人員)人數及請假人數,會議人員報到率計算。

  本次會議系統改版,以打造智慧校園與行政優化為核心概念,將會議系統與新時代的資訊技術加以結合,並承襲高醫校務系統之簡單、便利及創新的精神來實作,除能即時呈現與會人員相關統計資訊外,更落實了在會議簽到退上的無紙化作業,未來也將發展更多面向的應用功能,讓更多同仁及師生一同體驗智慧校園服務。

  高雄醫學大學-數位學習平台已上傳會議簽到退系統操作手冊及教學影片,進入課程步驟參考如下即可瀏覽課程。
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