Enews421 事務組向前行

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高雄醫學大學e快報 第421期  總務處專題

事務組向前行

■總務處事務組 林翀組長

  事務組工作千頭萬緒,日常工作任務零零散散有二三十項之多,且突然性及臨時性的工作也不少。在這個部門工作的人,不能僅僅依賴單打獨鬥的思路去做好工作。對此,必需對辦公室所有的工作專案進行了規劃,力求體現統攬全域性、協調合作、有條不紊的原則。 接下來,從四個面向提升事務組服務品質:

  第一、著眼細節 小地方不馬虎。事務組行政人員的工作看似都是些瑣碎的、涉及細節的工作。但俗話說得好,細節決定成敗,把行政工作做到精益求精即為學校創造優質的後線支援。而作為行政人員,要以這樣的工作態度和精神去完善自己,就要不斷學習,認知自己在工作中存在的不足和缺陷,這樣才能為團隊添磚加瓦,再優化了工作的能力的同時也提升了服務品質。

  第二、勤於溝通,形成正向循環。每個人性格有差異,溝通的能力有高低,要使自己的溝通能力有所提高,就必須瞭解不同人的不同性格,注意說話的方式,瞭解不同人的喜好,即使在不滿時也要懂得控制自己的情緒。所以透過不斷的溝通,與人和善的互動,形成正向循環,建立良好的人際關係是提升行政工作能力的具體表現。

  第三、設計思考,以顧客為中心。事務組服務的特色,往往都是從常規服務以外的服務中體現出來,例如我們將郵件收發資訊化,讓郵件的收發工作更迅速、便捷,亦更能降低郵件被誤領的風險。換句話說,真正好的服務,是服務提供者透過主動優化內部的服務系統,來適應人們的生活方式和習慣,而不僅僅是變相為同仁提供所謂的解決方案。

  第四、創意發想,突破思考框架。每個人都有其自身的創造力,只是沒有適當的環境與引導,創意被隱含在腦內未被發掘。每個創意的背後其實仔細探究起來都源之有本,並非無中生有,更不單只是靈光乍現的點子,其實創意的源頭來自於「人的腦袋」,它是記憶與經驗的延伸,它是記憶被觸發後的火花,它是可以被捕捉的,且它更可以透過系統化的引導,源源不絕的產出。我認為從提升自我行政工作視野的角度來看問題,創意發想,突破思考框架才能不斷改善對行政工作的態度以提升工作績效。

  最後,總結這一年來給我帶來的感受是:雖然在自己從未預期會進入總務處任職,我感謝年來總務處長官及同事對我的幫助與扶持,在事務組行政工作中的點點滴滴不管是歡樂或是考驗,都令我感恩喜樂。


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