Enews52 『跨部門整合性任務』的認知

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高雄醫學大學 第52期 秘書室專題

『跨部門整合性任務』的認知

黃尚志 主任秘書


經歷了大學評鑑、中程校務訪評、教學卓越計畫的申請與通過等活動之後,儘管評鑑成績有褒有貶,所有的結果都值得我們省思與改進。在校務運作當中,可以發覺其實行政體系同仁們都有不錯的資質,單位主管亦能掌控基本的管理,因此校務運作均有一定的水準。然而為什麼我們仍然不時聽到職員抱怨的聲音呢?近年來隨著國內大學的增加,各大學已面臨彼此競爭,甚至與外國大學較勁的情勢,如何提升學校辦學品質已是各大學最重要的經營方針,各校無不導入企業管理的理念與方法,打破傳統壁壘分明的系統,而發展出大型的跨單位整合性的校務計畫,希望有效提升學校的辦學績效與服務品質,因此新的校務行政運作已不再是個人或單位獨自可以勝任的業務,必須藉由跨部門的合作,以前瞻性的規劃,有效率地推動各項校務工作,在此潮流下本校亦不例外,那麼我們到底又有哪些問題呢?。


過去幾年內,我們曾站在學生或教職員的立場,以更體貼的思考規劃數項整合性活動計畫,例如新生的宣傳與報到、大型的募款活動、五十週年校慶系列活動等。我們發現在規劃這些跨部門整合性任務時,各部門均能清楚分析任務屬性,但是一旦將工作依屬性分配完畢後,常開始出現種種不可行的理由,只因工作分配在該單位,於是抱怨接踵而來,任務分配不均、工作負擔太重、不同工同酬等不滿之聲時有所聞,最後總是能者多勞,勞心勞力的結果,讓有能力的同仁們不願再開口出力。因此在個人與單位本位主義的影響下,常導致各單位間缺乏橫向聯繫,出現溝通不良致使業務停滯,甚至發生知情不報,放任各項工作進度落後,待問題浮出檯面後,已變成燙手山芋,要在時間壓力下繼續完成,品質當然更難確保,最後總落得長官的不悅,服務對象的不滿,拖垮整個行政績效。


缺乏橫向溝通與業務協調機制,恐怕是高醫行政體系在運作上最常出現的問題,某一項業務例如學生選課,在過去可能全在教務處處理,但今天的學生選課不只涉及教務處,還要電算中心能提供穩定而方便的選課系統,總務處保證各教室功能的完備等等,過去單純的事情,在今日的環境下已成為「跨部門整合性的任務」,因為不只要有正確性亦要有時效性,一個單位進度延遲會影響到相關的各部門,而使整個任務無法完成。又例如新進人員(教師或職員)的報到程序,從單位到人事、會計等部們均有其應該完成的手續,單位行政人員不告知、人事不協助、會計按規定辦理,所得到的結果則是兩個月領不到薪資,甚至連個名牌也搞不定,這樣的效率、這樣的結果如何令一位新進人員對這個學校產生好感?然而檢討的時候各單位均說「按規定辦理」,是規定落伍?還是承辦人員沒有同理心?本年度學校已推動ISO9002工作,就是希望重新檢討不合時宜的規定,以更前瞻體貼的心使各單位重新規劃更有效率的行政流程,以因應新時代的需求。


因循苟且沈醉於往日的成就,不知現代行政已日新月異,沒有用「同理心」視教職員工生為服務對象,沒有以顧客為上的觀念從事各項行政事務,相信這是大家心知肚明的行政弊病,然而為何不願改,不能改?假如我們沒有體認大學(尤其是醫學大學)已面臨強烈的彼此競爭與生存壓力,仍然無視校務評鑑結果的當頭棒喝,而繼續沈緬於過去的光環,那麼要再重拾往日的風釆,難矣!但若能正視此一問題的嚴重性而勇於任事,不再找理由逃避或推動責任,則行政效率的提昇與品質的改善將指日可待。


為此,我們將繼續舉辦行政人員教育訓練課程,引進新的觀念適時導正同仁們的工作態度,加強溝通技巧,督促完成ISO9002計畫,同時將針對一、二級主管開辦領導管理方面的課程,並強化全體師生員工之組織認同。我們都是高醫的一份子,高醫之榮與辱與大家休戚與共,失去的我們將再奪回,願共同努力同創新局。



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