Enews477 從結構到用語，談公文寫作的核心關鍵
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第477期 秘書處專題
從結構到用語，談公文寫作的核心關鍵
■秘書處行政事務組
在行政體系中，公文不只是「把事情寫完」，而是肩負溝通政策、釐清權責、推動行政作為的重要工具。一份好的公文，能讓受文者迅速理解重點、正確採取行動；反之，結構混亂或用語失當的公文，往往造成誤解、延宕，甚至引發行政爭議。因此，掌握公文寫作的基本原則與邏輯，是每位行政人員不可或缺的專業能力。本校於114年12月10日邀請國家文官學院公文製作與習作講座邱忠民老師蒞臨職員工教育訓練，帶來豐富且實用的公文撰稿經驗分享：
- 一、簡淺明確，是公文寫作的最高原則
依《公文程式條例》與行政院《文書處理手冊》規定，公文文字應力求「簡淺明確」。所謂簡淺，不是內容空泛，而是避免冗長鋪陳與過度修辭；所謂明確，則是讓每一句話都能清楚傳達意思、不產生多重解讀。適當使用標點符號、避免曖昧語詞，都是提升公文可讀性的關鍵。
- 二、結構清楚，讓受文者一眼掌握重點
公文講求結構分明，最常見的基本架構為「主旨、說明、辦法」。
其中，「主旨」是全文精要，必須在最短篇幅內說清楚「發生什麼事」以及「希望對方怎麼做」；「說明」則負責交代背景、依據與理由；「辦法」則用於列舉具體作法或執行事項。結構清楚，才能讓受文者快速抓到行文重點，提高行政效率。
- 三、主旨寫得好，公文就成功了一半
主旨寫作可掌握「起首語＋行文主要目的＋期望語」三個要素，並以50至60字為原則，一段完成、不分項。起首語需配合行文性質選用，如「為」、「有關」、「函轉」等；期望語則須依上行文、平行文或下行文正確使用，如「請鑒核」、「請查照」、「請查照見復」。主旨精準，才能避免受文者誤判案件性質。
- 四、說明段善用邏輯，讓理由站得住腳
說明段建議依「引據、申述、歸結」的邏輯順序撰寫。
先說明依據（法令、來文、計畫或事實），再交代案件背景與分析理由，最後提出機關立場或具體要求。這樣的「三段論」寫法，不僅結構清楚，也有助於建立行政決策的正當性與說服力。
- 五、用語精準，避免行政效果誤用
公文中的期望語、稱謂語與附送語，皆具有明確的行政意涵，不能隨意混用。例如「請鑒核」與「請備查」在法律效果上截然不同；稱謂「鈞、貴、大、臺端」也必須依隸屬關係正確使用。用語錯誤，輕則失禮，重則影響案件效力，務必審慎。
- 六、附件與條列，是清楚也是專業
當內容涉及細節、表格或補充資料時，應善用附件處理，並於說明段最後清楚註明名稱與數量。條列時層次要分明，避免過度技術化描述，讓受文者「看得懂、用得上」，正是專業行政的展現。
- 結語：公文寫作，是行政專業的基本功
公文寫作看似制式，實則高度專業。它考驗的不只是文字能力，更是對行政程序、權責關係與溝通邏輯的理解。唯有在「結構正確、用語精準、邏輯清楚」的基礎上，公文才能真正發揮溝通與治理的功能，成為推動公共事務穩健前行的重要力量。
