Enews163 總務處積極推動之重點業務
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第163期 總務處專題
總務處積極推動之重點業務
曾誠齊 總務長
總務處大多數的業務都具有連續性且與全校教職員工生日常生活息息相關。例如財物之保管及出納業務、校園安全、節能減碳、環境及景觀之塑造及維護、財物及工程採購、空間及財物之管理以及各項軟硬體設施之修繕及維護等。在如此瑣碎複雜的業務當中我們經由處務會議討論後列出相對重要之核心業務項目, 並將其標準作業程序公佈在總務處的網頁。這些核心業務包括採購業務及採購決策、驗收業務、停水電冷氣、儀器設備之水電冷氣需求、付款業務、財物增減、安全衛生教育訓練、安全衛生檢查、化學物質災害緊急應變通報等。例如儀器設備之採購依金額大小所需經過的作業流程及時間不同,各單位可參考採購業務及採購決策評估何時該提出採購案件,避免延誤核銷之期限。
除了上述這些經常性事務,今年我們還是有許多重點業務需要積極推展。其中公文系統全面e化及線上簽核屬於全校性業務,也是事務組的重點工作。事務組已將教室借用全面e化作業,掛號郵件招領亦以e-mail通知收件人,以爭取時效。公文檔案之分類整理則將於今年度開始積極進行。此外,第二教學研究大樓 地下室美食街及二樓咖啡廳之招商作業也已進入評選階段。
與大學校院校務評鑑同步舉行的「大學校院校園環境管理現況調查與績效評鑑」無疑的是環安組今年度的重要工作頂目。環安組對於校園環境安全方面所擬定及推動之措施包括加強實驗室安全之教育訓練及不定期稽核,環安設備例如CO2測定儀及揮發性有機物(VOC)偵測儀等之添購,並要求各實驗室購置合格防爆櫃及藥品貯存櫃等；98學年度並實施毒化物安全消防演練。除毒化物及廢有機溶媒之管理外,生物廢棄物亦已納入管理。對於第一教學大樓產生異味所造成之困擾亦積極與營繕組共謀解決之道並已擬定標準作業流程;即接獲異味之通報後環安組人員即會到現場暸解,若與硬體設備有關即會e-mail通知營繕組處理,營繕組處理結果除e-mail給通報人外也會同步e-mail給環安組備查。在處理過程中總務長也會接到所有e-mail影本,以便追蹤個案之處理經過。然而我們也發現除了環安組及營繕組之共同努力外,使用端包括研究生及專題生是否依循實驗室之工作守則也是很重要因素,例如環安組於8月份稽查16間實驗室,結果有4間抽風櫃操作及使用不當,這些可能造成異味的源頭的確需要使用端的密切配合才能給大家更舒適的研究環境,希望實驗室負責人能確實督導所屬研究人員。醫研大樓環境品質改善方面,總務處亦積極配合該大樓管理委員會所推動之各項措施。
營繕組除參與第二教學大樓之興建外,綜合實驗大樓結構補強及醫研大樓擴建工程均已完成。現階段的重點業務為持續推動節能減碳之政策及宣導。在硬體設備改善方面逐年將傳統式照明燈具汰換成T-5省電燈管,北館學生宿舍亦已改採熱泵系統以節省電力並提供穩定熱水。空調方面除逐年汰換老舊主機外,透過中央空調監控系統做時程及溫度管控,未來將與課表結合做智慧型節能管控。另外, 行政大樓及圖書館等空調使用量大的地方,將空調箱設備導入可變風量系統並納入中央空調監控,達到集中管理精準控制。多項節能措施實施後契約容量逐步下降,去年並將契約容量由4000kw調降為3800kw,配合電費計算方式改採較有利的高壓三段式時間電價,有效節省電費支出。然而節能減碳絕對需要全校師生共同努力,配合政策宣導例如隨手關燈、關冷氣、關電腦等才可能達成每年用電度數負成長5%之目標。
營造友善的校園環境也是營繕組持續推動的工作項目,包括改善無障礙環境設施例如增設無障礙廁所、無障礙語音電梯、大講堂及演藝廳舞台增設斜坡道及無障礙座位等。與校園安全相關硬體之裝配例如在適當地點裝設監視攝影機,緊急警報呼叫系統,緊急求救鈴,自動照明燈等。此外,為配合節能減碳之政策,去年即於濟世大樓東側設立腳踏車停車棚,鼓勵師生能以腳踏車代步,未來將進一步評估適合地點增設腳踏車停車棚。
採購組、出納組及保管組的經常性業務即已讓有限人力的工作負擔達到飽和狀態,許多任務導向的計畫往往比經常性業務具有更高優先性,例如頂尖研究中心及教學卓越計畫所需購置的儀器設備都具有核銷期限之壓力,由採購、驗收到財管都需投入相當多的人力;業務及流程的精簡為總務處需要面對的挑戰。
