Enews172 沒有一顆燈泡是不亮的

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高雄醫學大學e快報 第172期  圖書館專題


沒有一顆燈泡是不亮的 -- 也談內控

圖書館 陳冠年館長


 去年暑假與親友同遊東京迪士尼,在學校講授管理和行銷課程的我特別留意一件事,就是園區裡的各項設備運作。譬如,在五彩繽紛的「小小世界」裡,數以百計的燈泡和木偶是我觀察的目標。令我驚訝和佩服的是,當時發現沒有一顆燈泡是不亮的,沒有一尊木偶不會轉動。

 或許有人會嗤笑,覺得我拘泥小節,吹毛求疵,毫無必要,但我卻不如此苟同。我相信,呈現在遊客眼前的完美形樣,其背後一定有一套完整的控制程序,鞭策所有員工在每一個環節中投入心力,最終促成一個龐大工程得以順利進行。

 遙想當年念研究所時,已故恩師沈寶環教授對待學生溫情寬厚,但對作業的格式統一和版面整齊,要求十分嚴謹,甚於作業的內容。同學不解,沈教授告誡說,如果在這些顯而易見的地方都做不好,如何能讓人信任它的內容品質?

 壯哉斯言!從一位老師對學生的區區作業,到一所跨國大企業的整體表現,無不是從內部控制著眼,點滴匯流,見微知著,小處不察,可能導致全局覆敗,甚至釀成巨禍。

 因此,本校積極推行內控機制,此其時矣,所有單位宜貫徹與配合,假以時日,必見成效。圖書館行政業務繁雜,細節極多,不論是館藏評估與採買、資料建檔與查核、圖書歸架與盤點、讀者溝通與教導、資訊檢索與傳遞、設備使用與維護、活動安排與進行,乃至於校方任務的參與合作等,處處都要檢查,在在皆應留意,才不至因小失大,而能限時達成目標。

 標準作業流程(SOP)和ISO是組織邁向成功的必要手段,它督促各單位和個人照表操課,按部就班,循序漸進,權責區分清楚,工作績效明顯。但是這些不等於內控的全部內容,因為內控最重要的一部分,就是建立組織內部一項集體共識,或者文化,便是內控機制的堅持恆定與彈性轉換。內控猶如汽車的輪軸和骨幹,傳動和約制整部車的行止。任何一部分出狀況,將遲早危及行車安全,遑論駛達目的地。內控絕非一成不變,須知駕駛者掌握方向盤、排檔和剎車器等,因應外界環境改變,車子會被調整成最適狀態,以符合所有人或多數人的期待。因此,組織的領導人(「駕駛者」)理應審度情勢、確認方向、拿捏時間,同時明瞭自身的能力限度,綜合判斷,作出最佳指令,在具備內控水準的團隊配合下,安全有效地完成一件又一件的任務。當然,當內控機制本身暴露問題或不合時宜時,重新檢討和設計,去蕪存菁,甚至全盤更新,可能都是必要之舉。畢竟,天下沒有永遠完美的制度。



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