Enews378 委員會線上化作業現況探討
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第378期 人力資源室專題
委員會線上化作業現況探討
圖書資訊處資訊系統組 黃裕昌
往年，學校的各委員會委員聘任作業是採紙本作業方式進行，由各單位委員會的承辦人填寫「委員會建議名單」、前一學年度的「委員會出席率調查表」，並檢附「委員會設置辦法」等相關資料，逕送人力資源室彙辦。
此彙辦作業於每年8月份(當學年度主管名冊公布後)發文通知全校各單位提出申請，為期約1個月，9月初由人力資源室彙整各單位的委員會建議名單，併同各委員會申請所繳交的紙本資料陳請首長決行。首長決行後，再由人力資源室承辦人將全部委員會的資訊及委員資料輸入到校務資訊系統內，10月中才得以開放供教職員工生查詢各委員會名單。
觀之上述程序，似已由人力資源室簡化全校各委員會申請作業，並統整委員名單供首長決行。惟後端人資承辦人仍須耗費心力及人天數在蒐集、排序各單位所繳交之紙本資料、彙整各委員會委員名單供首長總覽及後續繁複的資料輸入作業。
今年恰因人資室委員會承辦人育嬰留職停薪，此蒐集、彙整及資料輸入作業仍須相當的人力負荷，因此與圖資處資訊系統組合作，將目前的紙本作業程序再進化為線上處理作業，期能透過資訊化處理減輕人資室人力負擔並加速作業處理流程。
人資室於今年四月電詢圖資處資訊系統組提出委員會線上化作業的初步想法後，系統組隨即就目前資訊系統內的委員會系統架構、資料結構及與其他系統（如：教師E-portfolio系統）的關聯性深入了解，以評估可行性及所需時程。目前供全校教職員工生查詢各委員會名單的資料自91學年開始建立截至去年(107學年)止已建立17年共46937筆人次資料，近幾年每年平均約建立268個委員會、3812筆委員名單［表一］。就資料輸入而言，單由人資室承辦人將上述資料輸入到資訊系統內，著時需花費相當的作業時間。
▲表一
由於歷年輸入資料已累計3345筆委員會次、46937筆委員人次資料，也藉本次可行性評估檢視目前既有資料，將委員會名稱、委員會小組名稱、委員會成員職稱、委員會校外人士資料等系統輸入使用的選項資料歸納整理，刪除重複少用的名稱，讓後端輸入的介面更簡潔明瞭，也為後續前端系統線上化作業做準備。
6月中人資室正式提出系統需求單，請系統組協助開發委員會個人端申請及主管端審核的功能並希望於今年8月（108學年度）能上線使用。除可改善工作流程外，也可節省學校紙張及列印成本。［註：每年彙整委員會陳核首長的簽呈約5~6百張A4紙］
系統組考量系統線上化作業完成後可有效減輕業務單位負責人龐大的人工輸入作業時間、提供即時EMAIL通知主管線上審核委員會建議名單、申請委員會填寫或檢附的紙本資料不再列印、可隨時查詢主管審核狀態、委員名單總覽排序電腦化處理等諸多優點，因此積極著手規劃線上作業運作流程，在需提供完整資訊前提下，朝操作介面簡易，流程清楚簡化的目標進行，系統順利於8月初正式上線，達成預定目標。
今年(108學年度)為委員會建議名單初次改以線上作業，系統組亦將各單位在此線上作業的處理時效整理出，以供各單位參考［表二］。
▲表二
註：1.申請委員會數：各單位透過線上輸入及主管線上審核作業申請的委員會數。
2.平均審核天數：該一級單位申請的委員會中，自承辦人於線上輸入後至人資室受理收件的平均時間。
3.最長審核天數：該一級單位申請的委員會中，自承辦人於線上輸入後至人資室受理收件的最長時間。
線上作業的目的，一則可減輕人資室資料輸入的人力負荷，另一目的是可加速公文傳遞的時效及加速彙整資料的時間。以往作業方式需要承辦人填寫資理列印後給單位主管簽核，再送人資室彙整，採線上化作業後，承辦人給主管簽核，主管簽核後送人資室皆即時Email通知主管並提供主管可線上審核，因此審核處理時效應不致太長。觀之本次線上作業的處理時效，單一委員會的審核時間最長為22.8天（22天19時12分），最短審核時間為0.00105天（1分31秒），本校公文作業一般規定應於7日內完成，僅以此資料提供各委員會承辦單位參考，也許明年度亦可統計上述處理時效，雖此線上作業非為本校正式的公文系統產出，但仍視為學校行政作業流程之一環，各單位的對於校務行政重視度或由此可窺知。
