Enews439 掌握財物動態、遠離保管壓力
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第439期 總務處專題
掌握財物動態、遠離保管壓力
■總務處資產經營管理組 吳慧君組長
A同仁：「財物遺失要賠償，我不要擔任財物保管人」。
B同仁：「這項財物又不是我在使用，為什麼要我當財物保管人。」
C同仁：「財物有帳無物，要進財物減損審查委員會說明，又不是我弄丟的。」
D同仁：「這項財物被某人借走了，可是某人已離職都聯絡不上…。」
E同仁：「我是新來的教職員工，可是資深前輩退休離職了，要我財物移交蓋章，我也不好意思表示任何意見，只好無奈的蓋章。」
F同仁：「要擔任財物保管人，Oh, No…」
隨著學校財物資料的E化及資料庫的建立，保管人名下所有財物皆列入紀錄無所遁形。除此之外，為有效管理學校財物，依據學校財物管理等相關辦法規定，落實報廢品入庫回收及每學年的財物盤點，第一階段先由財物保管人自行盤點自己所保管的財物，第二階段再由本組抽樣複盤作業。若有財物遺失之情事發生，則必須由保管人提案至學校財物減損審查委員會進行審議認定其是否具有賠償責任。正因如此，財物保管人在負責這項業務時頗感沉重壓力。
為能善盡財物保管責任，有幾項建議(來自實務的發現)提供每位有可能成為財物保管人的「您」作為參酌。
- 一、 請購財物初始時，品名正確很重要
各單位在進行預算編列財物及請購時，建議考量財物請購品名的合適性，以免可能因當初編列或請購之財物品名不適宜，而造成未來單位在進行這些財物管理上的困擾。如：某單位新購「OOOO教室的單槍投影機」，於請購單上直接以此財物名稱提出申請，核准後就會編列以此財物品名的財產牌。惟此類教學設備可能會因教室空間大小授課品質考量而有可能被移至其他教室，因此就會出現財產牌與實際地點不符的情況。以此例，建議請購時品名只需填寫「單槍投影機」，而地點則在說明欄標註即可。如此，未來在移動設備地點時，保管人只需填寫「財物移轉及地點變更單」經主管核章後交資產經營管理組修訂財物資訊系統資料，即能確保資料的正確性，亦不會造成後續保管人在管理財物上的困擾。提醒：每次財物地點移動務必記得上網填寫「財物移轉及地點變更單」。
- 二、 財物移交宜清楚，責任歸屬沒煩惱
隨著時間巨輪的滾動，資深員工因屆齡必須離開職場，要順利退休離校，其中有一項很重要的關卡就是保管財物的移轉。所謂資深就是在校時間長，因業務關係其名下保管的財物就自然隨著歲月而逐漸增多。離校前最令資深員工或新進同仁感到頭痛的就是財物的盤點移交。尤其財物數龐大者，新進同仁不好意思逐一檢視每筆財物就蓋章了事。孰知未來可能會發生財物有帳無物或帳物不符等棘手情事。舉例分享，數十年前在某單位有位A員擬離職，接其職務B員為了清楚即將接管單位圖書財物之保管，乃逐一盤點數百本的書籍，發現部分書籍有帳無物後以列冊處理，結果A員賠償了七萬多元後得以離職。這事件說明了財物移交的重要性，千萬不可便宜行事，結果造成未來自己財物管理上的困擾。
- 三、全校財物自盤時，自我財物總清查
學校每學年皆會在第一學期進行二階段的財物盤點，第一階段是財物保管人的自盤，第二階段是資產經營管理組的複(抽)盤。相信大部份的教職員工都有盤點的經驗，盤點是為了讓財物保管人經再次檢視對自己目前財物現況的了解，財物狀態是有帳無物或已不堪使用或是棄之可惜還是留者…。而每位保管人經盤點後會依據財物的現況進行後續的行政程序處理，如：報廢、移轉、有帳無物提財物減損審查委員會等。每學年的盤點會讓有落實盤點的保管人很清楚地掌握所保管現有財物的質與量。然而，倘若每次學校的盤點，保管人都只是快速上線勾選「帳物相符」就交差了事，相信隨著財物的增多、退休離校的逼近，要再開始逐一檢視所有保管財物可能會是一件相當辛苦的差事，有時還會影響離校時程。在此提醒大家，請重視學校每學年的財物盤點，護住您的荷包(不要發生財物遺失賠償情事呀!)
- 四、老舊財物勿留念，清倉報廢留空間
學校位於高雄三民市區重要地段，且歷年來隨著系所的增設，可使用的教學與行政空間面積愈來愈受限。因此，各單位常感覺空間不足，教學單位希望能再爭取更多的空間來執行計畫或教學實驗；而行政單位也希望能爭取更多的空間來置放檔案設備。惟空間只會隨財物及紙本資料增多而愈顯不足，尤其當我們不去清查處理那些已不可能再使用的設備或是不掃瞄建檔紙本檔案，空間就只會愈來愈擁擠。空間是人們創造出來的，前幾個月藥學院有幾位退休教師離校，在院長的指示下報廢了許多陳年老舊設備，學校除了增加了公開變賣廢品的收入外，藥學院也創造了一些可利用的空間，真的一舉數得。
上述內容只是來自工作上的一些體驗心得，不過相信透過e快報的文字宣傳，希望對每位教職員工在自己保管財物上能有所助益。最後，在此提醒大家若有任何財物管理問題皆可隨時洽詢總務處資產經營管理組，我們組內每位同仁都很樂意給予協助。對於財物保管，我們大家一起努力!
