Enews88 人盡其才、適才適所～漫談職務說明書
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第88期 人事室專題
人盡其才、適才適所～漫談職務說明書
人事室 潘俊鴻
人力資本是學校重要資產之一，目前正建立職務說明書之目的為有系統地建立各行政單位與教學單位中行政人員、技術人員、駐衛警員、技工及工友目前相關工作中有關個人之各項工作內容、責任、性質與從事此職務所需具備條件，以說明工作間之相互關係並釐清各單位應包含何種類型之工作的內容與權責。
職務說明書之建立更可提供職員工本身及各單位之一級、二級主管確實了解其所屬員工即：員工為什麼要做？（目的；why）；員工要做什麼？（內容；what）;員工如何做？（方法；how）；所需技術如何？（程度；skill）。換言之，職務說明書之建立過程是一種在組織內所執行的管理活動，專注於收集、分析、整合工作相關資訊，以提供決策高層組織規劃與設計、人力職務輪調、人力資源管理及其它管理機能的基礎。
總而言之，職務說明書之建立可幫助學校各級主管及各位同仁達成以下幾點目標：
一、工作評價 工作評價依賴職務分析以說明所有工作之需要條件與其職務，以說明工作間之相互關係；並指出那一單位應包含何種類型之工作。
二、建立標準 職務說明書可提供本校中所有工作之完整資料，對各項工作的描述都有清晰明確的全貌，以發覺其工作程序所需改進之處。
三、員工選任 選拔或任用員工時，需藉工作分析之指導，才能了解那些職位需要那些知識或技術，以及如何將適當的人才安排於適當的職位上。
四、教育訓練 職務說明書之說明，列出所需職務、責任與資格，在指示訓練工作上有相當的價值。它可提供有關準備和訓練計畫所應安排的資料，諸如訓練課程之內容、所需訓練之時間、訓練人員之遴選等。
五、績效評估 績效評估指的是將員工的實際績效與組織的期望做一比較並決定出績效標準。
六、其他 職務說明書之建立，還有許多其他的效用，如有助於工作權責範圍的劃定；改善人際關係，避免員工雙方因工作內容定義不清晰而產生的抱怨及爭議。此外，亦有助於人力資源研究與管理、工作環境不適、人事經費、轉調與升遷等問題都有莫大的助益。
職務說明書之建立過程為單位主管及所屬員工透過溝通、了解及協調所屬各種業務之項目、所遇到之問題、呈報程序及文件資料檔案等等所建立之共識，並將其記載於書面；隨著業務之變動，其職務說明書之內容亦得隨時彈性修正，並非一成不變。將職務說明書資訊化使同仁能隨時上網修訂為日後努力之目標，目前已商請電算中心開發中。
本校乃一具五十餘年悠久歷史之醫學大學，擁有許多優秀資深員工，他們累積多年之相關實務經驗及待人處世之道乃一寶貴之資產，透過職務說明書，使得此一寶貴資產能永續傳承下去。
