Enews172 沒有一顆燈泡是不亮的

出自KMU e-News

當前修訂版本

高雄醫學大學e快報 第172期　 圖書館專題

沒有一顆燈泡是不亮的 -- 也談內控

圖書館 陳冠年館長

　去年暑假與親友同遊東京迪士尼，在學校講授管理和行銷課程的我特別留意一件事，就是園區裡的各項設備運作。譬如，在五彩繽紛的「小小世界」裡，數以百計的燈泡和木偶是我觀察的目標。令我驚訝和佩服的是，當時發現沒有一顆燈泡是不亮的，沒有一尊木偶不會轉動。

　或許有人會嗤笑，覺得我拘泥小節，吹毛求疵，毫無必要，但我卻不如此苟同。我相信，呈現在遊客眼前的完美形樣，其背後一定有一套完整的控制程序，鞭策所有員工在每一個環節中投入心力，最終促成一個龐大工程得以順利進行。

　遙想當年念研究所時，已故恩師沈寶環教授對待學生溫情寬厚，但對作業的格式統一和版面整齊，要求十分嚴謹，甚於作業的內容。同學不解，沈教授告誡說，如果在這些顯而易見的地方都做不好，如何能讓人信任它的內容品質？

　壯哉斯言！從一位老師對學生的區區作業，到一所跨國大企業的整體表現，無不是從內部控制著眼，點滴匯流，見微知著，小處不察，可能導致全局覆敗，甚至釀成巨禍。

　因此，本校積極推行內控機制，此其時矣，所有單位宜貫徹與配合，假以時日，必見成效。圖書館行政業務繁雜，細節極多，不論是館藏評估與採買、資料建檔與查核、圖書歸架與盤點、讀者溝通與教導、資訊檢索與傳遞、設備使用與維護、活動安排與進行，乃至於校方任務的參與合作等，處處都要檢查，在在皆應留意，才不至因小失大，而能限時達成目標。

　標準作業流程（SOP）和ISO是組織邁向成功的必要手段，它督促各單位和個人照表操課，按部就班，循序漸進，權責區分清楚，工作績效明顯。但是這些不等於內控的全部內容，因為內控最重要的一部分，就是建立組織內部一項集體共識，或者文化，便是內控機制的堅持恆定與彈性轉換。內控猶如汽車的輪軸和骨幹，傳動和約制整部車的行止。任何一部分出狀況，將遲早危及行車安全，遑論駛達目的地。內控絕非一成不變，須知駕駛者掌握方向盤、排檔和剎車器等，因應外界環境改變，車子會被調整成最適狀態，以符合所有人或多數人的期待。因此，組織的領導人（「駕駛者」）理應審度情勢、確認方向、拿捏時間，同時明瞭自身的能力限度，綜合判斷，作出最佳指令，在具備內控水準的團隊配合下，安全有效地完成一件又一件的任務。當然，當內控機制本身暴露問題或不合時宜時，重新檢討和設計，去蕪存菁，甚至全盤更新，可能都是必要之舉。畢竟，天下沒有永遠完美的制度。

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