Enews72 漫談電子郵件

出自KMU e-News

---

在2014年9月3日 (三) 11:16所做的修訂版本

高雄醫學大學 第72期 電算中心專題

漫談電子郵件

電子計算機中心 謝志昌組長

現代人除了家裡有個信箱外，個人通常也都會有一個電子郵件信箱，成為接受網際網路上各式各樣資訊的窗口，您可能每天都在使用電子郵件，但有些相關事情你可能還不知道，本文將筆者的一些小經驗與各位分享：

簡潔有力的主旨

當您寫一封電子郵件時，通常要寫上收信人 (Receipt) 及主旨 (Subject)，然後再打信件內容，或再夾檔作為附件，以上這幾個步驟您可能已經非常熟悉，但我們可能常常收到某些信件，其主旨是 “沒有主旨”，“ N/A”，“請問 ...”，“某某你好 ...”，或者是空白，當我們每天打開信箱看到的新信有數十封時，這樣的信件主旨通常無從讓我們得知信件內容的重點，在資訊爆炸的時代，如果我們可以用簡潔有力的主旨把信件內容重點表達出來，那將有益於收信人判斷這封信的時效性或重要性。

收信人眾多時用密件副本

有時候，當我們收到某些有趣的圖片或動畫 , 會想要轉寄給親朋好友，這時如果你一一輸入收信人 (To:)，或者由通訊錄匯入，你的親朋好友會在收到信時看其他人的電子郵件地址，為了個人隱私及網路安全的考量，我們最好用密件副本 (BCC: Blind Carbon Copy) 來輸入收信人，親朋好友收到信時便不會看到一長串的電子郵件地址，當其中某一個人電腦中毒或是中木馬，就不會連累到其他人，因為有些病毒或木馬，會讀取使用者的收信匣，從中取得眾多的電子郵件地址，然後再寄病毒到這些地址。

開放格式好溝通

有些使用者寫信時可能會有一種習慣，就是先開啟 MS Word，然後在 Word裡頭打好信件存成 .doc 文件檔，最後再把這個文件檔用附件的方式寄出，乍看之下，這好像非常合理，但是若以傳達資訊的觀點來看，其實是不太妥當的，為什呢？因為不是每個人的電腦都有安裝 MS Word，再加上 Word(.doc) 格式是微軟的獨家文件格式，在讀取信件內容時，會造成一些障礙，如電腦未安裝 MS Word 軟體，且開啟 Word文件需額外的時間 (啟動 Word程式及處理 .doc 文件檔 )，所以，如果只是要傳達幾句話，那就直接打在信中 (純文字 )，如果需要夾檔，儘可能採用開放的格式，如文字可採用 .txt 和 .html, 圖形可採用 .jpg 和 .png 以方便收信人閱讀。

廣告信防治

因為使用者一定會問，所以這是一定要提的！

對於本校的廣告信防治方法請您參考：

http://cc.kmu.edu.tw/anti-spam.html

給 Outlook/Outlook Express (以下簡稱 OL/OE) 使用者的建議

根據本中心接到的使用者求助電話，電子郵件的問題一半以上和 OL/OE有關，最常見的是收件匣過大 (接近 2GB) 時，無法再收取新信，甚至連 OL/OE 程式本身都無法順利開啟，發生這種問題時，搶救原有的信件也不一定能成功 (OL/OE 的信匣格式也是微軟獨家 )。所以如果您是 OL/OE的使用者，建議您要定期清理各個信件匣，如刪除不要的信件，或歸檔到新的空信匣。也許您會問：「如果不用 OL/OE 我還有什麼選擇？」 其實您至少有兩個選擇，都是免花費且版權合法，一是本中心安裝在電子郵件伺服器上的 OpenWebMail，二是 Mozilla 專案成員之一的 Thunderbird(Firefox 瀏覽器也是 Mozilla 專案成員之一 )。使用 OpenWebmail 有何好處呢？ Web Mail (像 Yahoo! Mail 和 Gmail 都屬 Web Mail) 最大的好處就是只要在可以上網的地方就能收發信，不必受限在自己的電腦上才能收發信，對於常常在不同地方上網的人而言，這會比較方便。那用 Thunderbird (以下簡稱 TB) 又有什麼好處呢？筆者認為至少有兩個優點，一是您可以訓練 TB 辦識廣告信，訓練一段時間後，可幫您自動殺掉不少廣告信，二是 TB 注重網路安全，對於疑似“網路釣魚 (Phishing)”的信件，它會提出警告。

註：

1. 本中心 OpenWebmail 服務網址 : http://mail.kmu.edu.tw/ 2. Thunderbird 專案網址 : http://www.mozilla.com/thunderbird/ 3. 網路釣魚 (Phishing) 是指某些網路犯罪者架一個假銀行網站，該網站看起來和真的銀行網站幾乎一模一樣，不同的是，它的目的是為了騙取使用者的信用卡卡號或金融卡密碼，接者他們會發出假信給許多人，信件內容多半是宣稱為了校正客戶資料，所以需要請您上網重填基本資料，這一類“請君上鉤”的信件中，通常顯示出來的網址 (真實銀行網址 ) 和實際上的網址 (假銀行網站網址 ) 是不同的，使用者務必要提高警覺。

enews72