Enews387 公文時效之優化暨提升

高雄醫學大學e快報第387期　秘書處專題

公文時效之優化暨提升

行政事務組陳靜宜組長

　　「公文時效」為展現機構行政效率重要指標之一。機構應如何做好文書流程及其管制作業，落實文書稽催，並讓機構內有適當的展期申請時機，同時徹底執行各類公文時效管制，這些都是成功展現公文時效的關鍵因素。

　　本期e快報藉由行政事務組分享公文檢核重點，期冀學校同仁可以共同提升公文處理時效。

　　各單位可落實於每日下班2-3小時前送達單位總收文窗口之文件，應於當日分辦承辦同仁，紙本收文應標示收文日期及收件戳。如公文有改分之必要者，其改分作業應至遲於收文次日向秘書處行政事務組反映，由其將分文爭議案件應陳請主任秘書協調判定，俾提升效率。

　　另，單位承辦人員經檢視來文處理速別與公文性質不符者，得申請修改速別，使學校總收發同仁據以更改該文管制速別。若為屬開會通知單性質者，其處理時限以所指定開會日期為準。

　　急(要)文件須會辦者，承辦單位或可行親會送件，同一文件請3個以上單位會核者，以同時送會為原則，屬於送會或收會之案件，均應管制時間。

　　單位內若有公文處理時程較長之案件，如屬逾期30日以上未結案件，應自行予個案分析處理。對於核准展期案件及已逾期仍未辦理展期案件，單位主管應即督促承辦同仁盡速處理，如遇承辦同仁請假時，代理人應確實於時限內代辦公文，以落實職務代理制度。

　　公文時效需由每位承辦同仁一起努力才能達到行政院「文書流程管理作業規範」第四十一點，公文處理時效：普通件(6天)、速件(3天)、最速件(1天)之目標。