Enews421 採購:組織中不可或缺的專業橋樑性角色

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高雄醫學大學e快報 第421期  總務處專題

採購:組織中不可或缺的專業橋樑性角色

■總務處採購組 鄭敏伶組長

  擔任校內採購工作多年,時常須處理在時程內協助單位購入所需資源、以最大限度地爭取組織利益、檢視廠商售後服務等溝通性任務。同時,在業務中所須具備熟稔相關採購法規的專業知識,讓這項工作在充滿挑戰之餘,亦帶著一層令人望而卻步的面紗。

  大多數人不知道的是,組織中的原始需求單位,同樣是整體採購流程中的重要角色,而身為採購組的同仁,即是要協助需求單位完成所請購之物品或服務規格標的,並告知分享常見的錯誤態樣。在此過程,往往會接觸與經歷各式多元的承辦窗口與廠商,都在不同時期的當下,帶給個人可謂是百感交集的甘苦感受。

  在採購循環中,招標方式選取、底價建議分析、檢討流標或廢標原因、議價手法、履約管理、保固維護等,每一項都需要時間的積累,方能培養採購人員逐步具有資訊蒐集、成本分析、溝通技巧、時程掌控等能力。這些訓練,在多年來建立起了自身的成就感與榮譽心,讓其勉勵自己能致力在每一個經手的案件上,冀求為學校爭取最大的經濟效益。

  另外,因採購金額、請購品項或服務等的不同,當履約完成時,需要驗收委員的協助。工作良久,真心感謝每一位無償付出且承擔責任的校內教師委員,盡責地查驗廠商所提交的規格、功能、圖說與不符有待改善的缺失等,讓一旁的自己學習吸收許多成長的寶貴經驗,以作為後續案件的借鏡與參考。

  身為採購人員,不僅需要面對需求單位、成交廠商、驗收委員等外部角色,同樣地,將自己內化的知識分享給組內同仁,亦是自我一直都在進行跟調整的課題。不同經費補助來源與金額大小,適用不同的法令規範與時程掌控,國內與國外採購,亦有各自要進行的工作與注意事項等,透過彙整、歸納與傳承的過程,加以創造單位整體的進步。

  從基層負責業務的承辦人,即將邁向一個單位的管理職,自我心境的調適、業務分派與授權、團隊合作的精神、良好且可信任的人際互動關係等,將是其現階段及未來持續精進上,設定須完成的目標。此外,最重要的是嚴守採購人員道德操守與誠信自律。期許嘉勉,能在所職掌的採購領域上達到「無愧我心」、「恪盡職守」的境地。加油!


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