Enews272 總務處Q&A
出自KMU e-News
高雄醫學大學e快報 第272期 總務處Q&A
總務處意見交流Q&A
Q：各單位郵件寄件作業注意事項?(郵件交寄範圍：各單位對外行文之公文及行政單位之公務郵件)
A：
1、信件務必註明科室名稱、科室代碼、寄件人姓名、分機號碼、郵寄別及郵遞區號，以利登記核銷郵資或投遞失敗時退還。
2、需當天寄達對方之公文及公務郵件，請務必於當日上午9：00前送至收發室；一般信件請於當日下午4：00前交至總務處收發人員作業，逾時則於隔日寄送。
3、詳情請至以下網頁，做郵件寄件相關作業注意事項查詢： http://oga.kmu.edu.tw/index.php/zh-TW/department-navigation/services-section/mail
Q：教職員工薪資明細如何查詢?
A：請至T.教職員薪資系統→T.1.教職員基本資訊系統→T.1.7.02個人薪資明細查詢，可查詢當月薪資，亦可自行輸入欲查詢之年月。
Q：學雜費繳費證明如何列印?
A：直接連結彰銀https://www.chb.com.tw之學費入口網→繳費證明列印→輸入學號→選取列印收據→再次輸入學號及身分證字號前六碼(英文字母為小寫)→列印。
Q：學雜費繳費單如何列印?
A：
1、D.學生資訊系統→D.6出納資訊→D.6.02繳費單列印。
2、高雄醫學大學首頁→快速連結之學雜費專區→繳費單列印
3、直接連結彰銀https://www.chb.com.tw之學費入口網→繳費單列印→輸入學號。
Q：付款明細如何查詢?
A：
1、學生請至D.學生資訊系統→D.6出納資訊→D.6.04付款資料查詢。
2、教職員工請至T.教職員薪資系統→T.B.出納資訊系統→T.B.0.01個人匯款資料查詢。
3、廠商請至高醫首頁→快速連結之教職員生資訊系統→開放查詢→Q.5廠商資訊查詢。
Q：「增加單」上的會計憑證欄位使用放大鏡時搜尋不到使用單位的憑證編號，該怎麼新增「增加單」呢？
A：其實只要一進入『T.5.2.01.財物增加』系統內，直接按新增，然後打字鍵入會計憑證編號（第一個英文字母要大寫）,再按存檔，即可開始填列增加單明細。
Q：「增加單」上面的取得日期應如何填列?
A：從102年8月1日起填列規則改為以下二種方式:
1、5萬元以下填「付款憑證」上驗收欄位的財物保管人核章日期。
2、5萬元以上填「驗收紀錄」上驗收日期。
Q：學生或教職員工申請維修該如何填報？
A：請先上網至高醫校務資訊系統
1、學生請至：D.學生資訊系統→D.5總務資訊→D.5.03修繕通知維護→新增→填單報修→存檔。
2、教職員工請至：T.教職員資訊系統→T.5.0總務資訊系統→T.5.0.01.修繕及環境清潔通知維護→新增→填單報修→存檔。
Q：公文製作應注意事項為何？
A：
一、文稿製作注意事項
1、正、副本受文者部分，請使用正確之機關全銜(註1)，勿採用簡稱。
2、受文機關為群組(如「公私立大專校院」、「全國高級中等學校」…等)且採電子公文交換之公文，請勿夾帶附件，以免因發送時間過長，導致連線中 斷；可於說明段中列出附件下載網址。
3、文稿製作中「發文日期」欄位請勿填寫。
4、勿自行將函(稿)轉為函。
5、首長決行後需繕發之公文，若秘書室有於文中修正，請於文稿製作中修改儲存後，再傳至繕發(若為線上辦理之公文，修正時，可於文稿製作中點取右上角之「清稿參考」圖示，將於下方顯示出線上簽核之畫面，以便核對需修改之處)。
6、需當日繕發之公文，請於下午4時前點送繕發至事務組(紙本辦理之公文，需將紙本文送至事務組)。
二、歸檔
1、送存查及送繕發之公文，務必確認主管已核章(決)。
2、若為創發之紙本公文，附件請多影印一份，以做為收發室歸檔之用，並註記為「歸檔附件」。
3、若為收發同號之公文，來文請多影印一份，以做為歸檔之用。
4、文別若為簽呈，請承辦人自行結案(步驟：內簽作業=>內簽公文結案作業，將欲結案之公文勾選後，點選「結案」)，此公文才算完成。
三、收文
1、創發之公文及來文，其本文加附件若為15頁(含)以內，請採線上簽核方式辦理。
2、外部來函若為電子公文來文，公文辦理方式一律採線上簽核辦理，若承辦人員認為有需採紙本辦理之必要，可將公文印出後，自行於系統修改為紙本辦理。(請確認印出之紙本文，右下角是否帶出收文字號，若無自動帶出，請承辦人員自行補寫)
註1：正確之機關全銜可至下列網址查詢：
http://140.111.34.65/309000000E/index.jsp?id=ggn
註2：需紙本寄送之公文：受文者無法以電子公文交換(如國軍醫院、國軍單位、私人企業、個人等或無法於上述網址中(註1)查詢到該單位之機關代碼者)及附件為紙本類(如支票、領據、合約書、單據、光碟片…等)。
