Enews272 總務處Q&A

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高雄醫學大學e快報 第272期  總務處Q&A


總務處意見交流Q&A

Q:各單位郵件寄件作業注意事項?(郵件交寄範圍:各單位對外行文之公文及行政單位之公務郵件)

A:

1、信件務必註明科室名稱、科室代碼、寄件人姓名、分機號碼、郵寄別及郵遞區號,以利登記核銷郵資或投遞失敗時退還。

2、需當天寄達對方之公文及公務郵件,請務必於當日上午9:00前送至收發室;一般信件請於當日下午4:00前交至總務處收發人員作業,逾時則於隔日寄送。

3、詳情請至以下網頁,做郵件寄件相關作業注意事項查詢: http://oga.kmu.edu.tw/index.php/zh-TW/department-navigation/services-section/mail

Q:教職員工薪資明細如何查詢?

A:請至T.教職員薪資系統→T.1.教職員基本資訊系統→T.1.7.02個人薪資明細查詢,可查詢當月薪資,亦可自行輸入欲查詢之年月。

Q:學雜費繳費證明如何列印?

A:直接連結彰銀https://www.chb.com.tw之學費入口網→繳費證明列印→輸入學號→選取列印收據→再次輸入學號及身分證字號前六碼(英文字母為小寫)→列印。

Q:學雜費繳費單如何列印?

A:

1、D.學生資訊系統→D.6出納資訊→D.6.02繳費單列印。

2、高雄醫學大學首頁→快速連結之學雜費專區→繳費單列印

3、直接連結彰銀https://www.chb.com.tw之學費入口網→繳費單列印→輸入學號。

Q:付款明細如何查詢?

A:

1、學生請至D.學生資訊系統→D.6出納資訊→D.6.04付款資料查詢。

2、教職員工請至T.教職員薪資系統→T.B.出納資訊系統→T.B.0.01個人匯款資料查詢。

3、廠商請至高醫首頁→快速連結之教職員生資訊系統→開放查詢→Q.5廠商資訊查詢。

Q:「增加單」上的會計憑證欄位使用放大鏡時搜尋不到使用單位的憑證編號,該怎麼新增「增加單」呢?

A:其實只要一進入『T.5.2.01.財物增加』系統內,直接按新增,然後打字鍵入會計憑證編號(第一個英文字母要大寫),再按存檔,即可開始填列增加單明細。

Q:「增加單」上面的取得日期應如何填列?

A:從102年8月1日起填列規則改為以下二種方式:

1、5萬元以下填「付款憑證」上驗收欄位的財物保管人核章日期。

2、5萬元以上填「驗收紀錄」上驗收日期。

Q:學生或教職員工申請維修該如何填報?

A:請先上網至高醫校務資訊系統

1、學生請至:D.學生資訊系統→D.5總務資訊→D.5.03修繕通知維護→新增→填單報修→存檔。

2、教職員工請至:T.教職員資訊系統→T.5.0總務資訊系統→T.5.0.01.修繕及環境清潔通知維護→新增→填單報修→存檔。

Q:公文製作應注意事項為何?

A:

一、文稿製作注意事項

1、正、副本受文者部分,請使用正確之機關全銜(註1),勿採用簡稱。

2、受文機關為群組(如「公私立大專校院」、「全國高級中等學校」…等)且採電子公文交換之公文,請勿夾帶附件,以免因發送時間過長,導致連線中 斷;可於說明段中列出附件下載網址。

3、文稿製作中「發文日期」欄位請勿填寫。

4、勿自行將函(稿)轉為函。

5、首長決行後需繕發之公文,若秘書室有於文中修正,請於文稿製作中修改儲存後,再傳至繕發(若為線上辦理之公文,修正時,可於文稿製作中點取右上角之「清稿參考」圖示,將於下方顯示出線上簽核之畫面,以便核對需修改之處)。

6、需當日繕發之公文,請於下午4時前點送繕發至事務組(紙本辦理之公文,需將紙本文送至事務組)。

二、歸檔

1、送存查及送繕發之公文,務必確認主管已核章(決)。

2、若為創發之紙本公文,附件請多影印一份,以做為收發室歸檔之用,並註記為「歸檔附件」。

3、若為收發同號之公文,來文請多影印一份,以做為歸檔之用。

4、文別若為簽呈,請承辦人自行結案(步驟:內簽作業=>內簽公文結案作業,將欲結案之公文勾選後,點選「結案」),此公文才算完成。

三、收文

1、創發之公文及來文,其本文加附件若為15頁(含)以內,請採線上簽核方式辦理。

2、外部來函若為電子公文來文,公文辦理方式一律採線上簽核辦理,若承辦人員認為有需採紙本辦理之必要,可將公文印出後,自行於系統修改為紙本辦理。(請確認印出之紙本文,右下角是否帶出收文字號,若無自動帶出,請承辦人員自行補寫)

註1:正確之機關全銜可至下列網址查詢:

http://140.111.34.65/309000000E/index.jsp?id=ggn

註2:需紙本寄送之公文:受文者無法以電子公文交換(如國軍醫院、國軍單位、私人企業、個人等或無法於上述網址中(註1)查詢到該單位之機關代碼者)及附件為紙本類(如支票、領據、合約書、單據、光碟片…等)。


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